Kan een medewerker zich in PlanUp zelf inschrijven op een open dienst?

Ja, als het team dat aanzet. De medewerker ziet in het portaal alleen open diensten die hij echt kan doen, en schrijft zich daar zelf op in. PlanUp toetst vooraf verlof, rol, vaardigheid, rust en arbeidstijden. Faalt een controle, dan blijft de dienst open en ziet de medewerker de reden. PlanUp wijst nooit ongemerkt iemand toe.

Dit artikel gaat over de medewerker die zich inschrijft. Hoe de planner kiest als meer mensen zich voor dezelfde dienst melden, leest u in meerdere aanmeldingen voor een open dienst.

Welke standen kiest u per team?

De instelling heet Zelf inschrijven op open diensten. Er zijn drie standen.

Uit. Dit is de standaard. Medewerkers kunnen zich niet zelf inschrijven. De planner vult open plekken zelf of via de noodplanning.

Met akkoord van de planner. Een inschrijving wordt een verzoek. De planner krijgt een melding en keurt goed of af op de pagina Vastzetverzoeken. Deze stand kunt u alleen kiezen als de module Slot vergrendeling voor het team aan staat.

Direct toewijzen na controle. Wie zich inschrijft en door de controle komt, staat meteen op de dienst, als vrijwilliger. De planner krijgt daarvan een melding. De controle is dezelfde als bij een ruil die collega's onderling regelen.

Zachte voorkeuren tellen bij die controle niet als weigering. Harde regels tellen wel, ook regels die een planner bewust mag passeren, zoals rust na een dienst. Zo'n regel houdt een zelfinschrijving tegen. Alleen de planner kan zo'n regel passeren, bij handmatig toewijzen.

Welke diensten ziet een medewerker?

Op Mijn dienstverzoeken in het portaal staat een blok met open diensten van het eigen team. Daar staan alleen diensten die:

• in een gepubliceerd rooster staan;
• vanaf morgen plaatsvinden en nog open staan voor inschrijving;
• niet vergrendeld of geannuleerd zijn;
• voor deze medewerker de controle doorstaan.

Wat de medewerker ziet, lukt dus ook. Een dienst die hij niet mag doen, staat er niet tussen. Bijvoorbeeld omdat hij die dag verlof heeft, of omdat de rust na een nachtdienst nog loopt.

Een paar uitzonderingen:

• Een teamlid dat alleen ter informatie in het team staat, kan zich niet inschrijven.
• Wie zijn eigen dienst aan de pool heeft vrijgegeven, kan zich daar niet opnieuw op inschrijven.
• De lijst toont maximaal 25 diensten tegelijk.

Welke instellingen zijn er nog meer?

Naast de stand stelt u per team in:

• Inschrijven sluit: hoeveel uur voor de start inschrijven niet meer kan. Standaard is dat 24 uur.
• Maximum zelf genomen diensten per medewerker per rooster: leeg betekent onbeperkt. Een openstaand verzoek telt mee.
• Welke open plekken zijn inschrijfbaar: alle open plekken, of alleen plekken die de planner per dienst en dag openzet.
• Gefaseerd openzetten (rondes): eerst een voorkeursgroep, daarna de rest. Zie open diensten in rondes aanbieden.
• Aanmelders blijven reserve: wat er met de andere aanmelders gebeurt als een dienst vol is. Zie meerdere aanmeldingen voor een open dienst.

Wat ziet de medewerker als inschrijven niet lukt?

PlanUp noemt dan de reden. Bijvoorbeeld:

• de dienst is al toegewezen;
• het inschrijven is gesloten;
• er loopt al een verzoek voor deze dienst;
• het maximum is bereikt;
• een regel houdt het tegen.

Bij een regel staat erbij welke regel het is.

Wie krijgt een melding?

Zonder rondes staan open diensten gewoon in de lijst. Er gaat dan niet bij elke plek een melding uit. Werkt het team met rondes, dan krijgen medewerkers een melding zodra een ronde voor hen opent. Heeft een medewerker ook meldingen in de app aan, dan bundelt PlanUp de e-mails over geopende rondes.

Zet de planner de diensten van een uitvaller in één keer in de pool? Dan krijgen de interne teamleden daar één bericht over. Medewerkers zetten deze meldingen zelf aan of uit. Zie meldingen bij roosterwijzigingen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp gebruikt dezelfde controle voor de lijst met open diensten en voor de inschrijving zelf. Wat een medewerker ziet, kan hij dus ook echt nemen. Het team kiest hoeveel de planner meekijkt. Valt er iemand uit, dan zet u diens diensten in één keer open. Zie diensten van een uitvaller vrijgeven aan de pool.