Kan een planner alle diensten van iemand die uitvalt in één keer openzetten, zodat collega's zich erop inschrijven?

Ja, op de pagina van het teamlid zet u in één keer alle gepubliceerde diensten in een periode open voor inschrijving. Collega's die zich zelf mogen inschrijven, krijgen een melding. Komt de medewerker eerder terug, dan zet u de diensten die nog niemand nam in één keer terug.

Wanneer kiest u de pool?

Bij de noodplanning kiest de planner per dienst een vervanger. Bij een langere uitval is de pool vaak sneller. Dat geldt ook als u het team liever zelf laat reageren. U zet alles open, en collega's schrijven zich in op wat hun past.

Zelf inschrijven moet dan wel aanstaan voor het team. Dat kan met akkoord van de planner of direct. Staat het uit, dan worden de plekken wel open. Maar dan krijgt niemand een melding en kan niemand zich inschrijven. Zie zelf inschrijven op open diensten.

Zet de diensten in de pool

Op de pagina van het teamlid staat het blok Diensten in de pool zetten. U kiest een begin- en einddatum en klikt op In de pool zetten. De periode mag hooguit een jaar zijn.

PlanUp loopt dan alle diensten van de medewerker in dat team langs. Het gaat om diensten in het gepubliceerde rooster, vanaf vandaag. Per dienst gebeurt dit:

• de medewerker gaat van de dienst af en de plek wordt open;
• de plek wordt opengezet voor inschrijving;
• PlanUp onthoudt van wie de dienst was, zodat terugzetten kan;
• de medewerker krijgt bericht dat de dienst niet meer van hem is.

Welke diensten blijven staan?

Sommige diensten blijven bij de medewerker. PlanUp meldt per dienst welke en waarom:

• een vergrendelde dienst;
• een dienst die bij een dienstblok hoort, zoals een weekendblok dat bij elkaar moet blijven;
• een dienst die intussen al niet meer van deze medewerker is.

Afwezigheid, zoals een compensatiedag, gaat niet in de pool. Na afloop ziet u hoeveel diensten er in de pool staan. De actie komt in het activiteitenlogboek.

Wie krijgt bericht?

De actieve interne teamleden krijgen een melding dat er diensten van de uitvaller open staan, met het aantal. De uitvaller zelf krijgt die melding niet. Hij kan zich ook niet inschrijven op de diensten die net van hem zijn vrijgegeven. Collega's die meldingen over open diensten hebben uitgezet, krijgen geen melding of e-mail.

Werkt het team met rondes? Dan start voor elke dienst en dag de eerste ronde. Alleen de groep van die ronde krijgt dan bericht. Latere rondes volgen na de ingestelde reactietijd. Zie open diensten in rondes aanbieden.

Zet de diensten terug

Komt de medewerker eerder terug? Dan ziet u in hetzelfde blok hoeveel open diensten nog terug kunnen. Kies Oorspronkelijke toewijzing herstellen. PlanUp zet hem dan terug op de diensten die nog open staan en waar niemand anders op zit.

Ook dan geldt de gewone controle bij elke toewijzing. Heeft hij intussen verlof op een van die dagen, dan wordt die dienst niet teruggezet. U ziet waarom. Diensten die een collega al heeft genomen, blijven bij die collega.

Kunt u pool en noodplanning combineren?

Ja. Het verschil is:

• Noodplanning: de planner kiest per dienst een vervanger, met reserves bovenaan.
• Pool: u zet alles open en het team reageert, eventueel in rondes.

U kunt eerst alles in de pool zetten. Staan er na een paar dagen nog diensten open, gebruik dan de noodplanning of een gericht verzoek aan een collega.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp zet de diensten van een uitvaller in één handeling open. Het meldt de juiste collega's en onthoudt van wie de diensten waren. Wat vergrendeld is of bij een blok hoort, blijft staan. Terugzetten kan zolang niemand anders de dienst heeft. Bij een ziekmelding begint u bij wat te doen als een medewerker ziek wordt.