Hoe werkt de noodplanning, waarmee een planner voor elke dienst van een uitvaller een vervanger kiest?

De noodplanning zoekt alle diensten van een uitvaller in een periode en stelt per dienst tot vijf vervangers voor, met reserves bovenaan. U kiest per dienst een vervanger of laat de plek open, en bevestigt. De rest van het rooster blijft zoals het is.

Dit artikel beschrijft de noodplanning zelf. Wat u als eerste doet bij een ziekmelding, leest u in wat te doen als een medewerker ziek wordt. Welke routes er nog zijn op de dag zelf, staat in uitval op het laatste moment opvangen.

Stap 1: kies wie uitvalt

U opent Noodplanning in het menu. U kiest het team en de medewerker of medewerkers die niet beschikbaar zijn. Daarna vult u een Startdatum en Einddatum in. Standaard staat er vandaag tot en met drie dagen later.

Als Reden kiest u Ziekte, Persoonlijk of Noodgeval. Ziekte staat al geselecteerd. Met Zoek getroffen diensten legt PlanUp de afwezigheid vast en zoekt het de diensten.

De afwezigheid telt meteen mee in de planning. De medewerker wordt in die periode nergens meer ingezet.

PlanUp kijkt naar diensten in een gepubliceerd rooster, vanaf vandaag. Diensten in het verleden blijven staan, als vastlegging van wat er is gebeurd. Afwezigheid zoals een compensatiedag wordt niet vervangen. Zijn er geen getroffen diensten, dan meldt PlanUp dat. De afwezigheid is dan wel vastgelegd.

Stap 2: bekijk de voorstellen

Per getroffen dienst ziet u de activiteit, de datum, wie er stond en de voorgestelde vervangers. Bovenaan staat een telling: met vervangers, zonder vervangers en vergrendeld.

PlanUp zoekt vervangers binnen het team van de dienst. Daarbij gelden dezelfde controles als bij elke toewijzing: verlof, ziekte, rol, vaardigheden, rust, arbeidstijden en dubbele boekingen. De volgorde is:

1. Reserves die zich voor deze dienst en dag hadden aangemeld en nog kunnen. Zie meerdere aanmeldingen voor een open dienst.
2. Collega's die zonder bezwaar kunnen.
3. Collega's met een zachte waarschuwing, gemarkeerd met een waarschuwingsteken.

Is er geen geschikte vervanger? Dan meldt PlanUp dat er geen gekwalificeerde vervangers beschikbaar zijn. U kunt dan nog iemand uit het team handmatig kiezen, of de plek open laten. Ook een handmatige keuze gaat langs de volledige controle.

Wat als een vervanger langs een harde regel moet?

Soms kan een kandidaat alleen als hij langs een harde regel gaat die uitzonderingen toestaat, zoals de rust na een dienst. Dan staat dat erbij, met de naam en uitleg van de regel. Kiest u die kandidaat, dan typt u per regel een eigen reden. Zonder reden wordt hij niet ingezet.

Veiligheidsregels, rol en vaardigheid kunt u hier nooit passeren. De reden wordt bij de dienst bewaard en komt in de Auditlog. Zie toch toewijzen met een reden.

Stap 3: bevestig de vervangingen

Met Bevestig & publiceer vervangingen voert PlanUp uw keuzes door:

• de uitgevallen medewerker gaat van alle getroffen diensten af;
• waar u een vervanger koos, komt die erop, na een laatste controle;
• waar u niemand koos, of waar de laatste controle de vervanger toch weigert, wordt de plek open;
• een vergrendelde dienst houdt de medewerker. PlanUp meldt dat, en u kunt de dienst eerst ontgrendelen.

Zo blijft een gat nooit verborgen. Is een dienst intussen door iemand anders gewijzigd, dan past PlanUp hem niet aan. Het meldt dat per dienst en datum.

Wie krijgt bericht?

Bij een vervanging in een gepubliceerd rooster krijgen de uitgevallen medewerker en de vervanger allebei een melding. Wordt een plek open, dan krijgt de oorspronkelijke medewerker bericht. Gekoppelde agenda's worden bijgewerkt. De noodplanning komt in het activiteitenlogboek, met het aantal vervangen en open gezette diensten.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp vervangt alleen wat geraakt is. Het stelt kandidaten voor die de controle doorstaan, met reserves vooraan. De uitgevallen medewerker blijft nooit ongemerkt op een dienst staan. Elke afwijking van een harde regel heeft een eigen reden. Gaat het om een arts-assistent in stage, lees dan ook wat er gebeurt als een arts-assistent ziek wordt.