Welke mogelijkheden heeft een planner nog als iemand vandaag of morgen uitvalt?

Valt iemand vandaag of morgen uit, dan regelt de planner de vervanging zelf, via een van drie routes die ook op de dag zelf nog werken. Dat zijn de noodplanning, direct toewijzen vanuit de open plek, en een verzoek aan een collega om de dienst over te nemen. Ruilen en zelf inschrijven door medewerkers sluiten eerder.

Dit artikel gaat over de tijd die nog rest. Hoe u een ziekmelding vastlegt, leest u in wat te doen als een medewerker ziek wordt.

Wat kan nog, en tot wanneer?

• Noodplanning: voor diensten vanaf vandaag.
• Direct toewijzen vanuit een open plek: ook op de dag zelf.
• Een verzoek aan een collega om de dienst over te nemen: tot de dienst begint.
• Zelf inschrijven door medewerkers: alleen voor diensten vanaf morgen. Het sluit een ingesteld aantal uren voor de start. Standaard is dat 24 uur. Het team kan dat aanpassen.
• Ruilen tussen collega's: een ruilverzoek verloopt uiterlijk om middernacht aan het begin van de dag vóór de dienst. Voor een dienst van morgen kan een medewerker dus geen ruilverzoek meer indienen. PlanUp meldt dat direct.

Die grenzen zijn bewust. Op het laatste moment is er geen tijd om op een reactie te wachten. En de planner ziet het hele plaatje.

Route 1: gebruik de noodplanning

Weet u wie er uitvalt, dan is de noodplanning het snelst. Gaat het om ziekte, meld de medewerker dan eerst ziek. PlanUp meldt dan op hoeveel gepubliceerde diensten hij nog staat. Met Open Noodplanning gaat u verder, met medewerker, reden en periode al ingevuld.

PlanUp toont de getroffen diensten met voorgestelde vervangers. Reserves voor die dienst staan bovenaan, daarna collega's die zonder bezwaar kunnen. U kiest en bevestigt. De uitvaller en de vervanger krijgen allebei bericht. Hoe de noodplanning precies werkt, leest u in vervanger zoeken met de noodplanning.

Route 2: klik op de open plek

Is de plek al open, klik er dan op. U ziet per teamlid of hij beschikbaar is. Zo niet, dan ziet u waarom: verlof, rust na een dienst, het urenbudget of een regel.

Bij een beschikbare collega kiest u Toewijzen. Is iemand bijna geschikt, dan kan het met Toch toewijzen en een reden. Zie toch toewijzen met een reden.

Route 3: vraag een collega

Wilt u eerst vragen in plaats van toewijzen? Stuur dan vanuit hetzelfde venster een verzoek aan een of meer collega's. De collega krijgt een e-mail met een link die werkt zonder inloggen. Wie als eerste accepteert en door de controle komt, staat op de dienst. Het verzoek verloopt vanzelf als de dienst begint. Zie een collega vragen een open dienst over te nemen.

Wat als het komt door een zware nacht?

Komt het probleem door een nachtelijke oproep tijdens een bereikbaarheidsdienst? Meld die oproep dan. PlanUp toont welke diensten binnen de rust beginnen en stelt vervangers voor. Zie rust na een nachtelijke oproep bewaken.

Welke controles blijven gelden?

Ook onder tijdsdruk gelden dezelfde controles. Een vervanger met verlof of ziekte, of met een dubbele boeking, wordt nooit ingezet. Ook niet met een reden.

In de noodplanning blijft de uitgevallen medewerker niet ongemerkt op een dienst staan. Kiest u niemand, dan wordt de plek open en ziet u het gat. Alleen een vergrendelde dienst houdt de medewerker, en dat meldt PlanUp.

Bij een gepubliceerd rooster krijgen de betrokken medewerkers bericht. Gekoppelde agenda's worden bijgewerkt.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp legt de beslissing op het laatste moment bij de planner, met drie routes die ook vandaag nog werken. De zelfservice sluit eerder. Zo zit niemand op een antwoord te wachten als de dienst al bijna begint. Valt een arts-assistent uit, lees dan ook wat er gebeurt als een arts-assistent ziek wordt.