Hoe voorkomt PlanUp dat iemand na een ruil, vervanging of wijziging in een ander team twee diensten tegelijk heeft?

PlanUp controleert elke wijziging achteraf op overlap in tijd: een ruil, een vervanging bij ziekte, een inschrijving op een open dienst en een toewijzing in een ander team. Die controle kijkt ook naar de andere teams in de organisatie. Hij rekent met de echte tijden, ook na middernacht. Een dubbele boeking kan ook een planner niet doorzetten.

Dubbele diensten ontstaan zelden bij het maken van het rooster. Ze ontstaan meestal bij wijzigingen daarna. Hoe u vooraf per activiteit instelt wat tegelijk mag, staat in instellen welke activiteiten tegelijk mogen.

Welke wijzigingen worden gecontroleerd?

Elke handmatige manier om iemand op een dienst te zetten, loopt via één controle:

• handmatig toewijzen, slepen en snel toewijzen door de planner;
• een dienstruil die de planner uitvoert;
• een collega die een dekkingsverzoek accepteert;
• zelf inschrijven op een open dienst;
• een vervanging via de noodplanning.

Ook een ruil tussen collega's onderling wordt op overlap gecontroleerd. Bij meerdere ruilen tegelijk meldt PlanUp per ruil of de aanvrager of de ontvanger op dat moment al een dienst heeft. Bij het publiceren controleert PlanUp alles nog een keer.

Hoe telt een dienst na middernacht mee?

PlanUp rekent met de begin- en eindtijd van elke activiteit. Een dienst die eindigt voordat hij begint, bijvoorbeeld van 22:00 tot 08:00, loopt door in de volgende dag. Zo ziet PlanUp dat een nachtdienst botst met een ochtendprogramma de dag erna.

Daarnaast geldt altijd: maximaal één dienst per persoon per dag per dienstniveau. Bereikbaarheid telt daarbij niet als dienstniveau.

Wat blokkeert de tijd nog meer?

Twee dingen blokkeren de tijd, ook als ze geen gewone dienst zijn:

• Een overleg waarop iemand staat ingeroosterd. Een andere activiteit op dat moment geeft de melding dat die botst met een vergadering.
• Een compensatiedag. Die sluit de hele dag uit, ook voor een activiteit in een ander team.

Hoe werkt de controle over teams heen?

Bij elke toewijzing kijkt PlanUp naar de diensten van de medewerker in alle andere teams van de organisatie. Het kijkt naar de dag zelf en naar de dag ervoor en erna. Dat geldt voor gepubliceerde roosters en ook voor concepten die nog in bewerking zijn.

Staat de medewerker al ingepland, dan ziet u Reeds ingepland in ander team, met de datum. In de analyse van een open plek heet die reden Ander team.

Lukt de controle op het andere team om technische redenen niet? Dan meldt PlanUp dat de overlap met andere teams niet kon worden gecontroleerd. De toewijzing gaat dan niet door. PlanUp neemt dus nooit stilzwijgend aan dat het goed is. Hoe teams personeel uitwisselen, leest u in teams koppelen om personeel uit te wisselen.

Kan een planner een dubbele boeking toch toestaan?

Nee. Bij veel regels kan een planner toch toewijzen met een reden. Een dubbele boeking hoort daar niet bij, ook niet over teams heen. Zie toch toewijzen met reden en audit-spoor.

Horen twee activiteiten bewust samen in één dagdeel, bijvoorbeeld twee halve activiteiten? Leg dat dan vast met de maatwerkregel Twee activiteiten mogen samen in één dagdeel. Dat paar mag dan op dezelfde ochtend of middag bij één persoon. Het overlap-gedrag van de activiteiten verandert daardoor niet. Wat boven een volledig dagdeel uitkomt, blijft verboden.

Wat gebeurt er bij het vergrendelen van een dienst?

Bij het vergrendelen controleert PlanUp of de dienst botst met een andere vergrendelde dienst van dezelfde persoon. Een reden kan te weinig rust ertussen zijn. De dienst wordt dan niet vergrendeld. PlanUp vraagt u eerst de andere dienst te ontgrendelen of te verplaatsen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp gebruikt één gedeelde controle op overlap in tijd: bij het maken van het rooster, bij elke handmatige wijziging en bij het publiceren. Die controle kijkt over teams heen en rekent met echte tijden. Kan hij iets niet controleren, dan blokkeert hij.