Het rooster laten aansluiten op het OK-programma en al onze locaties

Hoe hangt het rooster af van de capaciteit van het ziekenhuis?

De vraag naar artsen komt voor een groot deel uit het ziekenhuis. Het programma van de operatiekamers (OK) bepaalt hoeveel sessies er per dag zijn. Poli's en scopieën hebben een eigen ritme. In vakanties of bij een verbouwing gaan zalen dicht.

Werkt de vakgroep op meerdere locaties, dan komt er een laag bij. Wie staat waar, en is dat op tijd te halen? Vaak zijn er ook meerdere teams, zoals specialisten en arts-assistenten. Die roosters moeten op elkaar aansluiten.

Wat gaat er zonder PlanUp vaak mis?

Het OK-programma komt vaak als spreadsheet binnen en wordt met de hand overgenomen. Komt er een nieuwe versie, dan zoekt de planner wat er veranderde. Een sluiting die al was verwerkt, kan zo ongemerkt weer verdwijnen.

Over locaties en teams heen ontbreekt dan vaak één overzicht. Een tekort blijkt pas als het rooster al rond moet zijn.

Hoe helpt PlanUp bij capaciteit en locaties?

Elke activiteit heeft in PlanUp een vast ritme: weekdagen, herhaling, tijden en bezetting. In de capaciteitskalender legt u per week vast waar het ziekenhuis daarvan afwijkt. Dat kan tot een jaar vooruit. Een week zonder afwijking volgt gewoon het ritme.

• Het OK-programma inlezen. U leest het programma in vanuit Excel, CSV of ODS. U ziet eerst per rij wat er verandert. Pas na bevestigen wordt het opgeslagen.
• Sluitingen. Een dag of een reeks weken van een activiteit zet u dicht. Op die dagen worden geen sessies gepland.
• Weekprofielen. Voor een vaste periode, zoals de zomer, zet u in één keer minder sessies.
• Vooruitblik. Per week ziet u de vraag naast de beschikbare, bevoegde mensen. Bij een knelpunt staat de oorzaak, zoals verlof of een ontbrekende vaardigheid.
• Locaties. Elke activiteit en elke medewerker kan een locatie krijgen. Per team zet u regels aan voor reistijd, het aantal locaties per dag en een maximum aantal werkplekken.
• Meerdere teams. Een medewerker kan in meer teams zitten. PlanUp voorkomt dat hij in twee teams tegelijk staat.
• Centrale diensten. Een dienstblok kunt u delen met andere teams van de organisatie. Zo plant u bijvoorbeeld een dienst die meerdere ziekenhuizen samen dekken.

Specialisten en arts-assistenten plant u na elkaar. Eerst rekent PlanUp het specialistenrooster uit, daarna het gekoppelde assistentenrooster.

Na het rekenen ziet u per dagdeel wat open staat. Bij elke open plek staat per medewerker de reden. Bijvoorbeeld dat de locatie vol is, of dat iemand al in een ander team staat.

Wat beslist u zelf?

U bepaalt het ritme van elke activiteit en wat er in de kalender komt. Het ziekenhuis levert het programma aan, maar u kiest wat u overneemt. Het rooster plant daarna op precies die vraag.

De vooruitblik is een signaal vooraf, geen garantie. Rust, arbeidstijden en rollen rekent hij niet mee. Een week zonder knelpunt kan bij het rekenen dus toch open plekken geven. In de planningswizard kunt u de sessies voor één berekening nog verlagen of verhogen. De kalender zelf verandert daardoor niet.

Welke locatieregels gelden, kiest u per team. Ze staan standaard uit. U zet alleen aan wat bij uw situatie past.

Ook de samenwerking tussen teams legt u zelf vast. Een plek die bij de specialisten open blijft, schuift alleen door naar de assistenten als u dat bij die activiteit toestaat. Koppelingen zijn alleen mogelijk tussen teams van dezelfde organisatie.

U beoordeelt elk concept voordat het wordt gepubliceerd. Pas dan ziet het team het rooster.