Kunt u in een roosterprogramma regelen dat een planner alleen de roosters van zijn eigen team of locatie beheert?

Ja. PlanUp kent twee niveaus van planners. De hoofdplanner beheert de hele organisatie: alle teams, locaties, instellingen en het abonnement. Een locatieplanner beheert alleen de teams waarin hij de teamrol planner of beheerder heeft. Hij maakt, wijzigt en publiceert de roosters van die teams. Andere teams staan niet in zijn menu. Zo heeft elk ziekenhuis of elke vakgroep een eigen planner, en bewaakt één persoon het geheel.

Wat mag de hoofdplanner?

De hoofdplanner is de beheerder van de organisatie. Alleen de hoofdplanner kan onder meer:

• teams aanmaken en verwijderen;
• locaties, medische rollen, vaardigheden, dienstcodes en categorieën van activiteiten beheren;
• sjablonen voor dienstblokken beheren;
• de Toegang van een team regelen;
• instellingen van de organisatie, koppelingen, de flexpool en het abonnement aanpassen;
• iemand hoofdplanner maken of die rechten intrekken.

Wat mag de locatieplanner?

De locatieplanner is een planner op teamniveau. In de beheeromgeving ziet hij alleen zijn eigen teams. Daar maakt, wijzigt en publiceert hij roosters. Hij beheert de teamleden en handelt verzoeken af.

Opent hij toch een onderdeel voor de hele organisatie? Dan stuurt PlanUp hem terug met de melding dat dit onderdeel alleen voor de hoofdplanner is. Het menu en de keuzelijst met teams tonen alleen zijn eigen teams. Roosters en verzoeken van andere teams kan hij niet openen of wijzigen.

De naam locatieplanner komt uit de situatie waarvoor dit is gebouwd. Dat is een organisatie met meerdere ziekenhuizen in één rooster, waarin elke locatie een eigen planner heeft. Het werkt net zo voor aparte vakgroepen binnen één ziekenhuis.

Geef iemand planner-rechten

Er zijn twee manieren om iemand planner te maken.

Via Toegang. Bij Toegang van een team plakt u e-mailadressen, één per regel. Dat kunnen er hoogstens vijftig tegelijk zijn. Dit onderdeel is voor de hoofdplanner.

• Zet u "planner" achter een adres, dan wordt die persoon locatieplanner voor dat team.
• Zet u "hoofdplanner" erachter, dan beheert die persoon de hele organisatie.
• Zonder aanduiding wordt het een medewerker.
• Het woord planner in het adres zelf telt niet als rol. Een adres als planner@ziekenhuis.nl wordt dus gewoon een medewerker.

Via het teamlid. Bij een teamlid kiest u Locatieplanner maken of Hoofdplanner maken. PlanUp vraagt eerst om bevestiging en legt uit wat de rol inhoudt. Hoofdplanner maken kan alleen een hoofdplanner. Dat kan ook alleen bij iemand die al een login heeft. Een locatieplanner kan wel andere leden van zijn eigen team locatieplanner maken.

Een locatieplanner kan in meerdere teams planner zijn. Hij beheert dan al die teams.

Welke grenzen gelden rond accounts?

Toegang, e-mailadres en einddatum van een medewerker gelden voor de hele organisatie. Een locatieplanner mag die daarom alleen wijzigen bij iemand die aan twee eisen voldoet. De persoon is geen hoofdplanner. En de persoon werkt alleen in teams die de locatieplanner zelf beheert. Werkt een medewerker ook in een ander team, dan doet de hoofdplanner dat.

Een planner kan zichzelf ook niet buitensluiten. De eigen teamrol, het lidmaatschap en de einddatum van een locatieplanner wijzigt de hoofdplanner. Op dezelfde manier kan een hoofdplanner zijn eigen hoofdplannerrechten niet intrekken.

Wie krijgt welke meldingen?

Verlofaanvragen, ruilverzoeken en vergelijkbare meldingen gaan naar de planners van het betrokken team. Ze gaan ook naar de hoofdplanners. Een locatieplanner krijgt dus geen meldingen over teams die hij niet beheert. Tellers en badges tonen alleen wat bij zijn teams hoort.

Sommige meldingen gaan over de hele organisatie. Denk aan een mislukte koppeling met het personeelssysteem (HR-systeem). Die gaan alleen naar de hoofdplanners.

Er zijn bewust geen fijnmazige rechten per scherm. Er zijn twee niveaus, en de grens ligt bij het team. Dat houdt het voorspelbaar.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp bepaalt op één plek welke teams iemand mag beheren. Een hoofdplanner beheert alle teams, een locatieplanner zijn eigen teams. Onderdelen voor de hele organisatie zijn voor de hoofdplanner. Meldingen gaan naar de planners van het betrokken team. Rechten geeft u met een woord achter een e-mailadres of met een knop bij het teamlid.

Hoe teams binnen een organisatie samenwerken, leest u in meerdere teams in één organisatie.