Hoe roostert u voor een samenwerkingsverband van meerdere klinieken of ziekenhuizen die personeel en diensten delen?

Dat hangt af van wat de klinieken delen. Delen ze medewerkers of diensten, richt dan in PlanUp één organisatie in. Elke kliniek wordt daarin een locatie met een of meer teams. Een hoofdplanner beheert het geheel, en eventueel krijgt elke kliniek een eigen locatieplanner. Delen de partners niets in het rooster, dan kan elke partner een eigen organisatie hebben.

Wat delen de partners?

In PlanUp is een organisatie een afgeschermde omgeving. Alles wat in het rooster moet samenwerken, moet binnen dezelfde organisatie staan. Dat is een harde grens in de software:

• Teams koppelen kan alleen binnen dezelfde organisatie. U koppelt teams bijvoorbeeld om personeel uit te wisselen of om na elkaar te plannen.
• Een dienstblok dat leden van meerdere teams samen invullen, kan alleen teams van dezelfde organisatie gebruiken.
• Locaties horen bij één organisatie.

Werken artsen in meerdere klinieken? Of is er een gezamenlijke dienst voor de regio? Dan is één organisatie de logische keuze.

Richt één organisatie in voor het netwerk

In die opzet werkt het zo:

1. Locaties: elke kliniek of elk ziekenhuis wordt een locatie. Activiteiten krijgen een locatie. Een dienst voor het hele netwerk blijft zonder locatie en geldt overal. Zie één rooster voor meerdere locaties.
2. Teams: per kliniek of per vakgroep een team, met eigen activiteiten, regels en roosters. Wie op meerdere plekken werkt, is lid van meerdere teams. PlanUp voorkomt dat zo iemand dubbel wordt geboekt.
3. Planners: een hoofdplanner beheert het geheel. Per kliniek kan een locatieplanner alleen de eigen teams roosteren en publiceren. Zie hoofdplanner en locatieplanner.
4. Gezamenlijke diensten: een dienstblok dat meerdere teams samen vullen. Per kwartaal ziet u wie welke positie heeft. Zie centrale diensten voor meerdere ziekenhuizen.

In een netwerk gaan een paar dingen vaak mis: te veel locaties op één dag, te weinig reistijd, of een kliniek die op een dag alleen door externe krachten wordt gedraaid. Daarvoor zijn er locatieregels. Met de regel Vaste leden per locatie eist u per locatie een minimum aantal vaste medewerkers. Waarnemers en flexkrachten tellen daarbij niet mee.

Wanneer kiest u aparte organisaties per partner?

Delen de partners niets in het rooster, dan is een eigen organisatie per partner overzichtelijker. Elke partner heeft dan eigen teams, regels en instellingen. De partners zien niets van elkaar.

Werkt iemand voor meerdere partners, bijvoorbeeld een planner voor twee klinieken? Dan heeft hij per organisatie een eigen account, met hetzelfde e-mailadres. Bij het inloggen vraagt PlanUp in welke organisatie hij wil werken. Daarna kan hij in het menu, onder Organisatie, wisselen tussen de organisaties waarvoor hij in die sessie is ingelogd.

Gegevens van de ene organisatie zijn in de andere niet zichtbaar. Elke wissel wordt vastgelegd in het activiteitenlogboek.

Deze opzet heeft een nadeel. Een gezamenlijke dienst, of een arts die in beide roosters staat, stemt PlanUp dan niet automatisch op elkaar af. Deze opzet past dus vooral als de partners echt zelfstandig plannen.

Wat beslist PlanUp niet voor u?

Welke opzet past, hangt ook af van afspraken tussen de partners. Wie mag welke gegevens zien? Wie is verantwoordelijk voor het rooster? Dat zijn keuzes voor het samenwerkingsverband zelf. PlanUp geeft in beide opzetten een duidelijke scheiding: per organisatie, en binnen een organisatie per team.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp scheidt organisaties strikt van elkaar. Binnen een organisatie werken locaties, teams en planners samen. Deelt uw netwerk mensen of diensten, kies dan één organisatie met locaties, teams, locatieplanners en gedeelde dienstblokken. Zijn de partners zelfstandig, kies dan aparte organisaties. Wie bij beide werkt, kan van organisatie wisselen.

Hoe teams binnen één organisatie samenwerken, leest u in meerdere teams in één organisatie.