Wat is een capaciteitskalender in een roosterprogramma en hoe vult u die per activiteit en week?

Een capaciteitskalender is een overzicht van hoeveel werk er per week is: per activiteit staat erin op welke dagen er sessies zijn en hoeveel mensen er per dag nodig zijn. In PlanUp volgt een week zonder aanpassing vanzelf het vaste ritme van de activiteit. U legt alleen vast wat anders is. De kalender reikt van de huidige week tot 52 weken vooruit. Op deze vraag plant PlanUp het rooster.

Hoe ziet de kalender eruit?

U vindt de Capaciteitskalender bij Activiteiten. De rijen zijn de activiteiten van het team, zoals sessies op de operatiekamer (OK), poli's of scopieën. Bij elke rij staat het aantal personen per sessie. De kolommen zijn kalenderweken, van maandag tot en met zondag. In elke cel staat hoeveel sessies die activiteit in die week heeft.

Een legenda laat zien welke cellen het ritme volgen en welke afwijken. Ook ziet u welke weken dicht zijn en welke cellen vergrendeld zijn, omdat iemand ze met de hand heeft aangepast.

Naast de weekweergave is er een weergave Per dag. Daar klikt u op één datum om die open of dicht te zetten. Dat is handig als het ziekenhuis één dag schrapt.

Welke activiteiten staan er niet in?

Niet elke activiteit staat in de kalender. Deze soorten volgen hun eigen ritme of regels:

• diensten zoals de achterwacht;
• flexibele activiteiten;
• administratieve activiteiten en afwezigheid;
• activiteiten die los of op aanvraag worden geplaatst;
• activiteiten die alleen in dienstblokken lopen;
• achtervang-activiteiten.

Pas een week aan

Klikt u op een cel, dan opent een venster voor die activiteit en die week. Daarin:

1. Vinkt u de dagen aan waarop er een sessie is.
2. Vult u per dag eventueel een ander aantal personen in. Leeg betekent het standaardaantal van de activiteit.
3. Kiest u bij Toepassen t/m week tot welke week de wijziging geldt.
4. Klikt u op Toepassen. Zijn er in die weken helemaal geen sessies, dan klikt u op Week sluiten.

Wilt u terug naar normaal? Kies dan Terugzetten naar het ritme. De aanpassingen in de gekozen weken vervallen dan.

Wat gebeurt er als u meerdere weken tegelijk aanpast?

Past u een wijziging over meerdere weken toe, dan rekent PlanUp per week met het ritme van die week. Haalt u in de eerste week de dinsdag weg, dan verdwijnt de dinsdag in elke gekozen week. Dat geldt ook als het ritme per week verschilt. Valt er in een van die weken een feestdag, dan gaat die dag niet open.

Hoe werken vergrendeling en import samen?

Alles wat u met de hand aanpast, wordt vergrendeld. Leest u later een nieuwe versie van het OK-programma in, dan slaat de import die cellen over. In het overzicht van de import worden ze apart geteld. Zo kunt u rustig importeren zonder uw eigen afspraken kwijt te raken. Hoe die import werkt, staat in het OK-programma uit Excel inlezen.

Bespaar klikwerk met cycli en weekprofielen

Twee hulpmiddelen besparen veel klikwerk:

• Cyclus herhalen: kies een cyclus van 1, 2, 4 of 8 weken en een einddatum. PlanUp herhaalt dan die weken. U ziet eerst per week wat er verandert. Meer in wisselende patronen per week.
• Weekprofielen: sjablonen zoals Zomer, Kerst of Schoolvakantie. Per activiteit legt u de open dagen vast, en eventueel een ander aantal personen. Een profiel past u toe op een reeks weken. Vergrendelde aanpassingen in die weken blijven staan.

Eén beperking: een weekprofiel kan alleen dagen vastleggen voor activiteiten met een dagelijks of wekelijks ritme. Loopt een activiteit tweewekelijks, maandelijks of op vaste datums? Dan past u die per week aan in de kalender zelf.

Hoe kijkt u vooruit?

Bij de kalender hoort de Vooruitblik: waar wordt het krap?. Die zet per week de vraag uit de kalender tegenover de beschikbare teamleden met de juiste vaardigheden. Bij een knelpunt ziet u een melding met de oorzaak. De vooruitblik maakt geen rooster en past niets aan.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp bewaart in de capaciteitskalender alleen de afwijkingen van het ritme, per activiteit en per week, tot 52 weken vooruit. Handmatige wijzigingen zijn vergrendeld en gaan voor een import. Feestdagen kunnen niet per ongeluk opengaan. PlanUp plant het rooster op precies deze vraag.

Hoe dit samenkomt met het OK-programma van het ziekenhuis, leest u in het artsenrooster afstemmen op het OK-programma.