Kunt u het capaciteitsoverzicht of het OK-programma van het ziekenhuis uit Excel inlezen in uw roosterprogramma?

Ja, u kunt het programma van de operatiekamer (OK) of een capaciteitsoverzicht uit Excel inlezen in PlanUp. U uploadt een Excel- (.xlsx), CSV- of ODS-bestand met per rij een week, een activiteit en het aantal sessies. U ziet eerst een voorbeeld van wat er verandert. Pas als u bevestigt, komt het in de capaciteitskalender. Cellen die u eerder met de hand heeft aangepast, slaat de import over.

Hoe moet het bestand eruitzien?

U start de import met OK-planning importeren bovenaan de capaciteitskalender van het team. PlanUp leest het eerste werkblad. De eerste rij bevat de kolomnamen, in het Nederlands, Engels of Duits.

Bij een CSV-bestand herkent PlanUp het scheidingsteken in de eerste rij: komma, puntkomma of tab. Een CSV die Excel met puntkomma's opslaat, wordt dus ook goed gelezen.

Drie kolommen zijn verplicht, één is optioneel:

• Week: een datum, een weeknotatie zoals 2026-W41, of een weeknummer met een aparte kolom Jaar. Een week loopt van maandag tot en met zondag. Een datum die geen maandag is, geldt voor de hele week. U krijgt daarover een waarschuwing in het voorbeeld.
• Activiteit (of Code): het type, de code of de naam van de activiteit in PlanUp. Hoofdletters maken niet uit. Past een naam op meer dan één activiteit, dan is de rij fout.
• Sessies: een getal van 0 tot en met 7. Staan er dagen in de rij, dan mag deze kolom leeg blijven.
• Dagen (optioneel): bijvoorbeeld ma,di,do of 1,2,4. U kunt er een aantal personen per dag bij zetten, zoals ma:3,di:2.

Welke dagen kiest PlanUp als u ze niet opgeeft?

Geeft u geen dagen op, dan kiest PlanUp ze zelf. Eerst de dagen uit het ritme van de activiteit. Daarna, als dat nodig is, andere dagen van maandag tot en met vrijdag, voor zover die open mogen.

Een paar regels:

• Passen de sessies niet in de open dagen van die week, dan is de rij fout.
• Spreken dagen en sessies elkaar tegen, dan gaan de dagen voor.
• Valt een opgegeven dag op een feestdag of een niet-werkdag van de activiteit, dan is de rij fout.

Alleen activiteiten die in de capaciteitskalender staan, kunt u importeren. Diensten zoals de achterwacht en flexibele activiteiten horen daar niet bij.

Controleer eerst het voorbeeld

Na Uploaden en voorbeeld tonen opent het voorbeeld. Bovenaan staan tellingen per status. Daaronder staan de rijen zelf:

• Nieuw en Gewijzigd: deze rijen worden opgeslagen.
• Ongewijzigd: de kalender staat al zo.
• Vergrendeld: deze cel heeft u met de hand aangepast. De import laat hem staan.
• Overgeslagen: de week ligt buiten de kalender. Die loopt van de huidige week tot 52 weken vooruit.
• Fout: bijvoorbeeld een activiteit die niet bestaat, of dezelfde activiteit twee keer in dezelfde week.

Bevat het bestand een fout, dan wordt er niets opgeslagen. Dat is een bewuste keuze. Een bestand corrigeren is beter dan een half verwerkt programma, waarvan niemand meer weet welk deel erin staat.

Na Bevestigen en importeren ziet u hoeveel cellen zijn opgeslagen, teruggezet naar het ritme, ongewijzigd gebleven, vergrendeld gebleven en overgeslagen. Wacht u te lang met bevestigen, dan verloopt het voorbeeld. U uploadt het bestand dan opnieuw.

Waarom is vergrendelen belangrijk?

Het OK-programma wordt vaak meerdere keren bijgewerkt. Tegelijk spreekt u als roostermaker soms zelf iets af. Een sessie schuift naar een andere dag, of een week gaat dicht vanwege een congres. Zulke handmatige aanpassingen in de capaciteitskalender worden vergrendeld. Een nieuwe import raakt ze niet aan. Zo kunt u elke week zonder zorgen de nieuwste versie inlezen.

Moet een vergrendelde cel weer de import volgen? Zet hem dan in de kalender terug naar het ritme. Daarna mag een volgende import hem weer wijzigen. Wat een import zelf schrijft, is niet vergrendeld.

Wat doet de import niet?

De import bepaalt de vraag: welke sessies er zijn en hoeveel mensen er per dag nodig zijn. De import plant nog niemand in. Dat gebeurt daarna bij het maken van het rooster, met alle regels voor rust, verlof en bevoegdheden.

De bezetting per sessie verandert alleen als u in de kolom Dagen een aantal per dag opgeeft. Anders blijft het standaardaantal van de activiteit gelden. Hoe u dat aantal instelt, leest u in hoeveel mensen per OK-sessie.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp zet elke rij van het bestand om in een wijziging van de capaciteitskalender. U ziet het resultaat eerst als voorbeeld. Na uw bevestiging wordt alles in één keer opgeslagen. Eén foutieve rij houdt het hele bestand tegen, en uw eigen vergrendelde cellen gaan altijd voor de import.

Hoe die vraag in het rooster terechtkomt, leest u in het artsenrooster afstemmen op het OK-programma.