Hoe stemt u het rooster van uw vakgroep af op het OK-programma of sessierooster van het ziekenhuis?

U stemt het rooster af op het programma van de operatiekamer (OK) door het vaste ritme en de uitzonderingen te scheiden. Bij elke activiteit legt u één keer het gewone ritme vast: welke weekdagen, hoe vaak en met hoeveel personen. In de capaciteitskalender vult u per week alleen in wat afwijkt. PlanUp vult daarna precies de sessies die openstaan, met mensen die mogen en kunnen.

Leg eerst het vaste ritme vast

Een OK-programma is meestal grotendeels voorspelbaar. Op maandag en donderdag twee zalen, op vrijdag één, de poli elke dinsdag. Dat vaste deel stelt u één keer in bij de activiteit zelf:

• Weekdagen: op welke dagen de activiteit kan plaatsvinden.
• Herhaling: dagelijks, wekelijks, tweewekelijks, elke zoveel weken, maandelijks in een vaste week, eenmalig of op vaste datums.
• Bezetting: hoeveel mensen er per sessie nodig zijn.
• Tijden: begin en einde, zodat uren en rusttijden kloppen.

Zet daarna de uitzonderingen in de kalender

Het onvoorspelbare deel zet u in de capaciteitskalender. Denk aan een zaal die in week 42 dicht is, of een extra sessie op woensdag. De kalender toont per activiteit en per kalenderweek (maandag tot en met zondag) hoeveel sessies er zijn. Hij loopt van de huidige week tot 52 weken vooruit.

U klikt op een cel, vinkt de open dagen aan en kiest tot en met welke week de aanpassing geldt. In de weergave per dag zet u één datum open of dicht. Een week zonder aanpassing volgt gewoon het ritme.

Kunt u het programma van het ziekenhuis inlezen?

Ja. Krijgt u het OK-programma als spreadsheet, dan hoeft u het niet over te typen. PlanUp leest Excel (.xlsx), CSV en ODS in. Per rij staan een week, een activiteit en een aantal sessies. Eventueel ook de dagen en het aantal personen per dag.

U ziet eerst een voorbeeld. Per rij staat of hij nieuw is, gewijzigd, ongewijzigd, vergrendeld, overgeslagen of fout. Pas na uw bevestiging wordt er iets opgeslagen. Meer daarover leest u in het OK-programma uit Excel inlezen.

Belangrijk: wat u met de hand in de kalender aanpast, wordt vergrendeld. Een latere import slaat die cellen over. Zo raakt u een eigen afspraak niet kwijt als er een nieuwe versie van het programma binnenkomt.

Hoe wordt de vraag een rooster?

Bij het maken van het rooster gebruikt PlanUp de kalender als vraag. Per open dag maakt PlanUp het gevraagde aantal plekken aan. Daarna zoekt de rekenmodule er mensen bij. De rekenmodule is het onderdeel dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Zij kiest mensen met de juiste rol en vaardigheden, die niet op verlof zijn en geen rustregel schenden.

Feestdagen en niet-werkdagen van een activiteit kunnen niet per ongeluk opengaan. De kalender laat dat niet toe.

Pas de capaciteit aan in de planningswizard

In de planningswizard zit de stap Capaciteit per week. Daar ziet u per activiteit en per week het aantal sessies voor de periode die u gaat plannen. Ernaast staat wat er gevraagd wordt en wat er beschikbaar is.

U kunt het aantal sessies daar nog verlagen of verhogen, alleen voor dat ene rooster. De kalender zelf verandert daardoor niet. Diensten zoals bereikbaarheid en achterwacht liggen in die stap vast op hun ritme. Ze zijn altijd verplicht.

Hoe ziet u vooraf waar het krap wordt?

Een vol programma is nog geen rooster dat rondkomt. De vooruitblik bij de capaciteitskalender zet per week de vraag tegenover de beschikbare teamleden met de juiste vaardigheden. Bij een knelpunt noemt hij de oorzaak:

• verlof of ziekte;
• een parttimedag of beschermde dag;
• een ontbrekende of verlopen vaardigheid;
• te weinig open dagen;
• te weinig teamleden.

De vooruitblik is een signaal vooraf. Arbeids- en rusttijden, rollen en de aanpassingen in de wizard rekent hij niet mee. Een week zonder knelpunt kan bij het maken van het rooster dus toch open plekken geven.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp scheidt het vaste ritme van een activiteit van de uitzonderingen per week. Het ritme stelt u één keer in. De uitzonderingen zet u met de hand of via een import in de capaciteitskalender. Handmatige aanpassingen gaan altijd voor een import. PlanUp plant daarna op precies die vraag en laat zien waar plekken open blijven, en waarom.

Hoe u ziet of alles gedekt is, leest u in zien of de capaciteit gedekt is.