Wat kunt u doen als er te weinig artsen of medewerkers zijn om alle sessies en diensten in het rooster te vullen?

Als er te weinig mensen zijn, bepaalt u eerst wat er open mag blijven en maakt u daarna het gat zo klein mogelijk. In PlanUp ziet u het tekort vooraf aankomen. U bepaalt per activiteit wat als eerste open blijft. U verlaagt de vraag waar dat kan, en u zoekt extra mensen via open diensten, een ander team of een achtervang. Elke plek die daarna nog open is, heeft een zichtbare reden.

Stap 1: zie het tekort aankomen

Hoe eerder u een tekort ziet, hoe meer u kunt doen. De vooruitblik bij de capaciteitskalender toont tot 52 weken vooruit per week waar het krap wordt. Bij elk knelpunt staat de oorzaak:

• verlof of ziekte;
• parttimedagen of beschermde dagen;
• ontbrekende of verlopen vaardigheden;
• te weinig open dagen;
• te weinig teamleden.

Zo weet u of u een vaardigheid moet bijwerken, een verlofaanvraag moet heroverwegen of minder sessies kunt draaien. Meer hierover leest u in zien of de capaciteit gedekt is.

Stap 2: bepaal wat voorgaat

PlanUp vult de plekken niet willekeurig. Als niet alles kan, kiest de rekenmodule op basis van gewichten. De rekenmodule is het onderdeel dat het rooster doorrekent binnen uw regels. De gewichten stelt u zelf bij:

• Prioriteit bij krapte: per activiteit kiest u Hoog, Normaal of Laag, of de standaard van de categorie. Een activiteit met een lagere prioriteit blijft als eerste open. De keuze geldt voor alle activiteiten met dezelfde code. Diensten zoals de achterwacht gaan altijd voor.
• Ondergrens bezetting: de plekken tot de ondergrens zijn verplicht. De plekken erboven worden alleen gevuld als er mensen over zijn. Een open plek boven de ondergrens telt niet als tekort. Zie minimale bezetting instellen.

Zo wordt een open poli in een krappe week een bewuste keuze, en geen toeval.

Stap 3: verlaag de vraag waar dat kan

Weet u dat een sessie niet bemand kan worden? Overleg dan met het ziekenhuis en zet de sessie dicht. Dat kan per week of per dag in de capaciteitskalender. Voor alleen de periode die u gaat plannen, kan het ook in de wizardstap Capaciteit per week.

Voor activiteiten op de operatiekamer (OK) is er ook de OK-capaciteitsreductie. Daarmee verlaagt u voor een periode de bezetting met een percentage, een aantal plekken per dag of een aantal uren. Dat werkt zolang de regel Capaciteitsreductie bij afwezigheid aanstaat met de reductiemodus automatisch.

Stap 4: zoek extra mensen

Er zijn verschillende manieren om meer mensen in beeld te krijgen:

• Zelf inschrijven op open diensten: per team stelt u in of medewerkers zich op een open dienst mogen inschrijven. Dat kan met akkoord van de planner, of direct na een controle op verlof, rol, vaardigheid, rust en arbeidstijden. De variant met akkoord van de planner kan alleen als de module Slot vergrendeling voor het team aanstaat.
• Gefaseerd openzetten: u kunt open diensten in één tot drie rondes aanbieden. Eerst aan een voorkeursgroep, met een reactietijd in uren.
• Assistenten als terugval: is er in een team niemand beschikbaar voor een dienst, dan mogen assistenten uit het gekoppelde team meedraaien.
• Teams koppelen: in de teaminstellingen koppelt u teams om personeel uit te wisselen bij open diensten. Zie meerdere teams in één organisatie.
• Achtervang: bij een activiteit kiest u een achtervang-activiteit. Die wordt alleen ingepland op dagen waarop de eerste activiteit onbezet blijft. Zo staat de reserve alleen in het rooster als hij echt nodig is.
• Externe krachten: waarnemers of leden van een flexpool. Onder het rooster ziet u per dagdeel apart welke plekken een externe kracht heeft gevuld.

Stap 5: werk de laatste gaten weg

Na het maken van het rooster opent u bij een lege plek de analyse Waarom is dit slot leeg?. Die toont per medewerker waarom hij niet past, en hoeveel mensen wel beschikbaar zijn.

Vanuit die analyse wijst u iemand toe. Waarschuwt een regel, dan geeft u een reden op. U kunt ook een verzoek sturen aan een collega om de plek over te nemen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp maakt een tekort vooraf zichtbaar. U bepaalt per activiteit wat als eerste open blijft. U kunt de vraag verlagen en extra mensen zoeken: via open diensten, een ander team, een achtervang en externe krachten. Wat daarna nog open is, heeft een reden die u per plek kunt nalezen.

Meer over de redenen achter een open plek leest u in waarom een plek open blijft.