Werkt een roosterprogramma als PlanUp ook voor een grote organisatie met veel teams, locaties en planners?

Ja, PlanUp werkt ook voor een grote organisatie, omdat het per team plant. Elk team heeft eigen activiteiten, regels, planners en een eigen rekentijd. Locaties, rollen, vaardigheden en centrale diensten deelt u binnen één organisatie. Zo groeit de organisatie team voor team. Een hoofdplanner houdt het overzicht, en locatieplanners beheren hun eigen deel.

Waarom plant PlanUp per team?

Het grootste risico bij opschalen is één groot rooster. Niemand overziet het meer, en het rekenen duurt steeds langer. PlanUp vermijdt dat door per team te plannen:

• Elk team maakt een eigen rooster voor een eigen periode.
• De rekentijd stelt u per team in bij Max. rekentijd AI (seconden). Dat kan van 30 seconden tot een uur. De standaard is 600 seconden, dus tien minuten.
• In de laatste stap van de planningswizard ziet u hoe lang de berekening maximaal mag duren. Is de rekentijd krap voor de gekozen periode, dan krijgt u een waarschuwing.
• Regels gelden per team. Per activiteit kunt u waar nodig afwijken.

Wat delen de teams?

Sommige zaken gelden voor de hele organisatie: locaties, medische rollen, vaardigheden en sjablonen voor dienstblokken.

Medewerkers die in meerdere teams zitten, controleert PlanUp bij het plannen op dubbele boekingen. Hun vrije dagen na een dienstblok gelden in elk team. Hoe teams samenwerken, leest u in meerdere teams in één organisatie.

Hoe regelt u het beheer met veel planners?

Met meer teams komen meer planners. Daarom zijn er twee niveaus:

1. De hoofdplanner beheert de hele organisatie, inclusief locaties en instellingen.
2. Locatieplanners zien en beheren alleen hun eigen teams.

Meldingen over verlof en ruilen gaan naar de planners van het betreffende team en naar de hoofdplanners. Zo hoeft niet iedereen alles te zien. En niemand wijzigt per ongeluk het rooster van een ander.

Collega's geeft u toegang per team door hun e-mailadressen te plakken, tot vijftig per keer. Meer leest u in hoofdplanner en locatieplanner.

Voorkom herhaalwerk over veel weken

Bij veel teams wilt u niet elke week alles met de hand bijhouden. Deze functies helpen daarbij:

• De capaciteitskalender loopt van de huidige week tot 52 weken vooruit. Hij bewaart alleen afwijkingen van het vaste ritme.
• Met de import leest u het programma van de operatiekamers per team in. U ziet eerst een voorbeeld.
• Met weekprofielen en Cyclus herhalen zet u dezelfde aanpassing over veel weken.
• Het configuratiewerkboek zet de instellingen van een team in een Excel-bestand. U past ze daarin in één keer aan en leest het bestand weer in. U ziet eerst een voorbeeld van de wijzigingen.

Hoe houdt u overzicht over teams heen?

Elk team heeft een eigen rooster. Er is ook een conceptweergave waarin de roosters van meerdere teams onder elkaar staan, bijvoorbeeld van specialisten en assistenten.

Voor centrale diensten is er een overzicht per kwartaal, per dienstblok en positie. Daarin ziet u per persoon het team en de thuislocatie. Op locatieniveau bewaken regels voor werkplekken, reistijd en vaste leden dat het geheel werkbaar blijft.

Wat kost het als u groeit?

De prijs hangt per team af van de teamgrootte:

• Een klein team, tot en met 12 personen, kost 1.200 euro per jaar.
• Een groot team, tot en met 35 personen, kost 2.400 euro per jaar.
• Boven 35 personen is de prijs op aanvraag.
• De implementatie kost eenmalig 2.500 euro, full service.

Bij een driejarig abonnement krijgt u 15% korting. Alle bedragen zijn exclusief btw. Zie ook de prijzen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp houdt het rekenen klein, per team. Het organiseren is groot: één organisatie met gedeelde locaties, rollen en diensten. Planners werken binnen hun eigen teams, en de hoofdplanner overziet het geheel. De kalender, de import en de profielen voorkomen herhaalwerk over veel weken.

Hoe lang het maken van een rooster per team duurt, leest u in hoe lang het genereren duurt.