Hoe ziet u in het rooster of alle sessies en diensten gedekt zijn, en waar plekken open blijven?

PlanUp laat op drie momenten zien of de capaciteit gedekt is: vooraf, tijdens het maken van het rooster en daarna. Vooraf zet de vooruitblik per week de vraag tegenover de beschikbare teamleden en noemt de oorzaak van een knelpunt. Tijdens het maken toont de planningswizard per activiteit en week wat gevraagd en wat beschikbaar is. Daarna ziet u onder het rooster per dagdeel wat open staat, en per open plek waarom.

Wat laat de vooruitblik vooraf zien?

Bij de capaciteitskalender staat Vooruitblik: waar wordt het krap?. Die toont per week, tot 52 weken vooruit:

• Vraag: de sessies uit de kalender maal het aantal personen per dag, in plekken en in uren. Plekken voor diensten staan apart. Een bezetting die u laat afleiden uit andere activiteiten, telt mee.
• Aanbod: de contracturen van de teamleden, naar verhouding van hun beschikbare werkdagen van maandag tot en met vrijdag. Feestdagen, verlof, ziekte en vrije of beschermde dagen gaan eraf.
• Tekort in uren en een knelpunt per activiteit, met het aantal plekken dat niet te vullen is.

Bij elk knelpunt staat de oorzaak:

• verlof of ziekte;
• een parttimedag of beschermde dag;
• een ontbrekende of verlopen vaardigheid;
• te weinig teamleden;
• te weinig open dagen in die week.

De oorzaken zijn los van elkaar berekend. U kunt ze dus niet bij elkaar optellen.

Hoe betrouwbaar is de vooruitblik?

Een knelpunt betekent dat er op een open dag minder beschikbare teamleden met de juiste vaardigheden zijn dan de activiteit nodig heeft. Geen knelpunt betekent nog niet dat het rooster rondkomt. De vooruitblik telt een aantal zaken niet mee:

• rollen en rotaties;
• dubbele boekingen tussen activiteiten;
• arbeids- en rusttijden;
• de OK-capaciteitsreductie voor de operatiekamer (OK);
• de regel voor minimale bezetting per activiteit;
• aanpassingen in de planningswizard.

Een week zonder knelpunt kan bij het maken van het rooster dus nog open plekken geven. De vooruitblik maakt zelf geen rooster en wijzigt niets.

Wat ziet u tijdens het maken van het rooster?

In de planningswizard ziet u in de stap Capaciteit per week bij elke activiteit en week het aantal sessies. Daaronder staat wat er gevraagd en wat er beschikbaar is, als tekort of overschot. U kunt dat op twee manieren bekijken:

• Person-slots: elke sessie telt even zwaar, ook bereikbaarheidsdiensten.
• Werkuren: weegt naar duur en laat bereikbaarheid buiten beschouwing.

Beschikbaar is hier een schatting. Die is gebaseerd op het aantal fulltime-equivalenten (fte), het aantal sessies dat één fte per week kan dragen en de aanwezigheid na verlof. Ook dit is een voorspelling, geen vaste uitkomst. Het helpt u om vóór het rekenen te zien of een periode haalbaar is, en om sessies te verlagen waar dat kan.

Wat ziet u na het maken van het rooster?

Onder het rooster staat de balk Capaciteit-tekort per dagdeel. Per activiteit en dag ziet u voor ochtend, middag en avond of de bezetting voldoende is, door een externe kracht is gevuld, of open is. Klikt u op een open cel, dan opent een venster met kandidaten. U blijft daarbij in het rooster.

Waarom bleef een plek open?

Per open plek opent u de analyse Waarom is dit slot leeg?. Die loopt alle medewerkers langs en toont per persoon waarom die niet past. Voorbeelden van redenen:

• de rol past niet, of een vaardigheid ontbreekt;
• verlof, congres of een beschermde dag;
• rust na een dienst;
• het urenbudget is bereikt;
• de persoon is al ingeroosterd of zit in een ander team;
• de locatie is vol.

Is een regel de oorzaak, dan staat erbij welke regel. Ook ziet u of u toch kunt toewijzen met een reden. De analyse toont verder hoeveel mensen wel beschikbaar zijn. Vanuit de analyse wijst u iemand toe, of vraagt u een collega om de plek over te nemen. Meer over die redenen leest u in waarom een plek open blijft.

Open plekken boven een ingestelde ondergrens tellen niet als tekort, maar als extra plek. Zo blijft de telling van echte gaten zuiver. Zie minimale bezetting instellen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp vergelijkt vraag en aanbod al voordat het rooster wordt gemaakt, in de vooruitblik en in de wizard. Bij elk knelpunt ziet u de oorzaak. Na het maken van het rooster toont PlanUp per dagdeel en per plek wat open is, en waarom. Vooraf is het een signaal. Achteraf is het een precieze analyse, waarmee u direct kunt toewijzen.

Wat u kunt doen als er echt te weinig mensen zijn, leest u in te weinig mensen voor het rooster.