Hoe voorkomt u dat een arts in het rooster twee activiteiten op verschillende locaties krijgt die niet op tijd te halen zijn?

U voorkomt dit door per paar locaties een reistijd in te vullen. Dat doet u in PlanUp met de regel Reistijd tussen locaties. Twee activiteiten van dezelfde persoon op verschillende locaties mogen dan alleen na elkaar als die reistijd ertussen zit. Met een tweede regel, Reisbeperking tussen locaties, begrenst u hoeveel verschillende locaties iemand op één dag mag hebben. Beide regels staan standaard uit. U zet ze per team aan.

Welke vraag beantwoordt elke regel?

De twee regels beantwoorden verschillende vragen.

Hoe vaak mag iemand wisselen? Dat regelt de reisbeperking. U stelt het maximum aantal locaties per dag in, van 1 tot en met 5. Bij de standaard van 2 is er hoogstens één wissel per dag.

Daarnaast staat er standaard een voorkeur aan om iemand de hele dag op één locatie te houden. Zo wordt reistijd zo veel mogelijk vermeden. Die voorkeur weegt mee naast andere wensen. Een wissel binnen het maximum blijft dus mogelijk.

Is de wissel haalbaar? Dat regelt de reistijd. U vult per locatiepaar de gemiddelde reistijd van deur tot deur in, van 1 tot en met 240 minuten. PlanUp kijkt naar het einde van de eerste activiteit en het begin van de tweede. Is de tijd ertussen korter dan de reistijd, dan mag de combinatie niet.

Een paar zonder ingevulde reistijd heeft geen eis. Zet u de regel aan zonder één reistijd in te vullen? Dan meldt PlanUp dat op de pagina met planningsregels.

Telt een nachtdienst ook mee?

Ja. De reistijdregel kijkt verder dan één dag. Een nachtdienst die 's ochtends eindigt op de ene locatie, gevolgd door een activiteit op een andere locatie, telt mee. Dat geldt ook voor diensten die al vaststaan: vergrendelde diensten, diensten uit een eerdere fase van de planning en diensten uit een dienstblok.

Wat niet meetelt:

• activiteiten zonder locatie, zoals een dienst die voor alle locaties geldt;
• activiteiten zonder begin- en eindtijd;
• locatieparen zonder reistijd.

Sommige activiteiten mogen volgens hun instelling naast ander werk lopen, zoals een kort overleg of een achtergronddienst. Die botsen niet op de overlap zelf. Ze botsen alleen als de tijd ertussen te krap is.

Wat gebeurt er als het rooster niet rondkomt?

Beide regels zijn harde regels. Ze hebben een instelling voor een zachte uitwijk, die standaard aanstaat. Daarmee mag de rekenmodule de regel alleen loslaten als geen enkel rooster eraan kan voldoen. De rekenmodule is het onderdeel dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Zo'n situatie ontstaat bijvoorbeeld door diensten die al vaststaan.

Het loslaten van de regel weegt zwaarder dan elke onbezette plek. De regel geeft dus nooit mee om een plek te vullen. Gebeurt het toch, dan staat het als melding bij het rooster. De automatische opvulling na het plannen laat de reistijd nooit te krap uitvallen.

Zet u de zachte uitwijk uit, dan is de regel strikt. Is er dan geen enkel rooster mogelijk, dan zet PlanUp de locatieregels één voor één uit, tot er wel een rooster uitkomt. De reisbeperking gaat als eerste. Welke regels zijn uitgezet, staat bij de uitkomst.

Wat gebeurt er bij handmatig toewijzen?

Wijst u zelf iemand toe en is de reistijd te krap, dan krijgt u een waarschuwing. U kunt dan met een reden toch toewijzen. De controle bij publiceren toetst de reistijdregel niet. De bewaking zit in de planning en bij het toewijzen.

Wat kost een reistijdregel aan roosterruimte?

Elke beperking kost roosterruimte. Met een reistijdregel vallen combinaties af. Een activiteit kan daardoor eerder leeg blijven. Daarom staan de regels standaard uit. Vul alleen reistijden in voor paren waar het echt verschil maakt.

Werken de meeste mensen vooral op hun eigen locatie? Dan is een thuislocatie per medewerker vaak al een groot deel van de oplossing.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp begrenst het aantal locaties per persoon per dag. Per locatiepaar toetst PlanUp of er genoeg reistijd tussen twee activiteiten zit, ook rond nachtdiensten en diensten die al vaststaan. De rekenmodule en de automatische opvulling houden zich daaraan. Wijst u zelf toe, dan krijgt u een waarschuwing en kunt u met een reden toch doorgaan.

Hoe u locaties en activiteiten aan elkaar koppelt, leest u in één rooster voor meerdere locaties.

Voor de technisch geïnteresseerde

In de lijst met planningsregels heet de reisbeperking X-31 en de reistijdregel X-32. De zachte uitwijk heet daar Zachte fallback als hard onhaalbaar. Lukt een rooster met strikte regels niet, dan worden de locatieregels in deze volgorde uitgezet: X-31, X-32, X-33, X-34.