Kunt u in het rooster vastleggen hoeveel mensen er tegelijk op een locatie kunnen werken, bijvoorbeeld omdat er maar zoveel werkplekken of kamers zijn?

Ja. Met de regel Werkplekken per locatie vult u per locatie in hoeveel teamleden er maximaal tegelijk kunnen werken. Dat is een getal van 1 tot en met 500. PlanUp plant er dan niet meer mensen tegelijk dan dat aantal. Een locatie zonder maximum is onbegrensd, wat bijvoorbeeld past bij thuiswerken. De regel is optioneel en zet u per team aan.

Wat telt als werkplek?

De regel telt per locatie en per dag hoeveel teamleden er tegelijk aanwezig zijn. Een paar spelregels maken die telling realistisch:

• Wie 's ochtends werkt en wie 's middags, telt als één werkplek, zolang hun activiteiten elkaar niet overlappen.
• Iemand met twee activiteiten tegelijk telt één keer.
• Een nachtdienst die 's ochtends eindigt, telt nog mee voor die ochtend.
• Een activiteit zonder begin- en eindtijd telt voor de hele dag.
• Een dienst die al vaststaat, telt ook mee. Bijvoorbeeld omdat hij vergrendeld is, uit een eerdere fase komt of uit een dienstblok.

Let op één ding. Elke activiteit met een locatie telt als werkplek. Dat geldt ook voor een dienst, een achterwacht, een overleg of een afwezigheid. Geef een achterwacht die thuis blijft dus geen locatie met een maximum. Anders neemt die een plek in die er niet is. Activiteiten zonder locatie tellen niet mee.

Zet u de regel aan zonder voor een locatie een maximum in te vullen? Dan meldt PlanUp dat op de pagina met planningsregels van het team. De regel staat dan aan, maar doet niets.

Wat gebeurt er als een locatie vol is?

Op een volle locatie komen niet meer mensen tegelijk dan er werkplekken zijn. De planning schuift de rest waar mogelijk naar een andere dag, tijd of locatie. Lukt dat niet, dan blijft een activiteit open.

Bij die open plek staat dan per medewerker de reden Locatie vol (werkplekken). U hoeft dus niet te raden. Hoe u verder omgaat met open plekken, leest u in te weinig mensen voor het rooster.

Kan het maximum toch worden overschreden?

Alleen als geen enkel rooster eraan kan voldoen. Bijvoorbeeld omdat er al meer vergrendelde diensten op de locatie staan dan er plekken zijn. De regel geeft nooit toe om een plek te vullen.

De regel heeft een zachte uitwijk, die standaard aanstaat. Daarmee meldt PlanUp zo'n overschrijding bij het gemaakte rooster. Staat de uitwijk uit, dan zet PlanUp de regel in dat geval voor dat rooster uit. Ook dat wordt gemeld. De automatische opvulling na het plannen gaat nooit over het maximum heen.

Wijst u met de hand iemand toe op een volle locatie? Dan krijgt u een waarschuwing. U kunt toch toewijzen met een reden. De controle bij het publiceren toetst het maximum niet.

Zorg voor genoeg vaste mensen per locatie

Soms is het probleem juist te weinig eigen mensen op een locatie. Daarvoor is de regel Vaste leden per locatie. U vult per locatie een minimum in. Op elke dag dat die locatie bezet moet zijn, staan er dan minstens zoveel vaste, niet-externe leden. Zo voorkomt u dat een locatie op een dag alleen door externen draait.

Deze mensen tellen niet als vast lid of niet mee:

• een waarnemer of iemand uit de flexpool;
• een achterwacht die thuis blijft;
• een afwezigheid;
• administratie.

Die regel weegt zwaar. Hij kan een vast lid naar die locatie verschuiven. Daardoor blijft een activiteit elders eerder leeg.

Bij handmatig toewijzen toetst PlanUp alleen de toewijzing van een waarnemer. Zakt de locatie daardoor onder het minimum, dan volgt een waarschuwing. U kunt dan toch toewijzen met een reden. De controle bij het publiceren meldt elke locatiedag met te weinig vaste leden. Staat de zachte uitwijk van deze regel uit? Dan wordt zo'n toewijzing geweigerd en blokkeert de controle het publiceren.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp telt per locatie en per dag de aanwezige teamleden. Het houdt daarbij rekening met dagdelen, nachtdiensten en diensten die al vaststaan. Die telling blijft onder het maximum dat u instelt. Een volle locatie ziet u terug als reden bij een open plek. Met een minimum aan vaste leden per locatie bewaakt u tegelijk dat er genoeg eigen mensen staan.

Werken mensen op één dag op meer locaties? Lees dan ook reistijd tussen locaties.

Voor de technisch geïnteresseerde

In de lijst met planningsregels heet Werkplekken per locatie X-33 en Vaste leden per locatie X-34.