Welke stappen doorloopt u in de planningswizard om een nieuw rooster te maken?

In de planningswizard doorloopt u zes vaste stappen. Daarna rekent PlanUp een concept uit. De stappen zijn:

1. Team & Periode
2. Beschikbaarheid
3. Verlof
4. Activiteiten
5. Capaciteit
6. Bevestigen

Plant u een team van specialisten en een team van arts-assistenten samen, dan komt de stap Ass. activiteiten erbij. Na het genereren komt u bij Review. Daar bekijkt en publiceert u het resultaat.

De regels stelt u niet in de wizard in. Dat doet u vooraf op de pagina met regels van het team. Zo zijn ze voor elk rooster hetzelfde.

Kies team en periode

U kiest één of meer teams en een begin- en einddatum. Een startdatum in het verleden kan niet, want dan is de periode al begonnen. Kiest u specialisten en assistenten samen, dan plant PlanUp ze na elkaar. Eerst de specialisten, daarna de assistenten.

Op dit scherm ziet u meteen een overzicht van de capaciteit:

• hoeveel plekken er per week te vullen zijn;
• hoeveel teamleden beschikbaar zijn;
• wie in de periode goedgekeurd verlof heeft.

Ligt de verwachte dekking onder de 80 procent, dan krijgt u een waarschuwing. Voor waarnemers en externen kiest u hier op welke dagen zij beschikbaar zijn.

Vraag de beschikbaarheid uit

In de stap Beschikbaarheid vraagt u teamleden per e-mail hun beschikbaarheid door te geven, met een deadline. U ziet hoeveel mensen al hebben ingevuld en wie nog ontbreekt. U kunt ook een herinnering sturen.

De stap is niet verplicht. Slaat u hem over, dan gebruikt de generator de profielen en het verlof dat al bekend is.

Regel een verlofronde

Vallen er schoolvakanties in de periode? Dan kunt u in de stap Verlof een verlofronde starten. Teamleden kiezen dan in rondes hun verlofweken. De volgorde werkt zo:

• Teamleden met schoolgaande kinderen kiezen vóór collega's zonder die binding.
• Binnen die groep gaat per vakantieregio de helft met de hoogste prioriteit voor. Die prioriteit volgt uit eerdere rondes.
• Hebt u voor het team een voorkeursgroep ingesteld, dan kiest die groep eerst.

Is er geen vakantiedruk en geen voorkeursgroep, dan slaat de wizard deze stap over.

Kies de activiteiten

In Activiteiten kiest u welke diensten, taken en vergaderingen in deze planning meedoen. Activiteiten die al in een andere planning voor deze periode staan, krijgen het label Al ingepland. U kunt ze toch kiezen als u bewust wilt stapelen.

Hier ziet u ook welke sjablonen voor dienstblokken meedoen, bijvoorbeeld een weekendpatroon. U ziet hoeveel blokken dat in deze periode oplevert.

Bestaat er voor de periode al een gepubliceerd rooster? Dan werkt de wizard in aanvulmodus. Bestaande toewijzingen blijven staan en u kiest alleen wat er extra bij moet. Zie een gepubliceerd rooster aanvullen.

Kies de activiteiten van de assistenten

Plant u ook een assistententeam, dan kiest u in de stap Ass. activiteiten de activiteiten van dat team. U kiest ook welke diensten van specialisten assistenten mogen opvullen als er te weinig specialisten zijn. Daarbij kiest u tussen Indien mogelijk en Verplicht vullen.

Stel de capaciteit per week in

In een tabel stelt u per activiteit en per week het aantal sessies in. Het gaat om het aantal sessies, niet om het aantal mensen per sessie. Dat aantal blijft bij de activiteit ingesteld.

De tabel is vooraf ingevuld vanuit het herhaalpatroon van de activiteit. Verlaag het aantal voor vakantieweken. Met 0 is de week voor die activiteit gesloten.

Diensten liggen vast en zijn altijd verplicht. Die kunt u hier niet verlagen.

Per week ziet u hoeveel er gevraagd wordt tegenover hoeveel mensen er beschikbaar zijn. Dat is een vooruitblik, geen harde grens. Hoe u feestdagen en gesloten weken verder regelt, leest u in feestdagen en gesloten weken.

Bevestig en genereer

De laatste stap is een samenvatting. U ziet het team, de periode, de deelnemende teamleden, het aantal actieve regels, de gekozen activiteiten en de dienstblokken.

U ziet ook de verwachte dekking: het totaal aantal plekken, hoeveel er naar verwachting gevuld worden en hoeveel er open blijven. Teamleden die niet mee moeten doen, kunt u hier nog uitvinken.

Ook staat hier hoeveel minuten de berekening maximaal mag duren. Zie hoe lang het genereren duurt. Met Genereer planning start u de berekening.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

De wizard verzamelt in een vaste volgorde alles wat de generator nodig heeft. Waar dat kan, vult hij vooraf in vanuit het team: verlof, patronen van activiteiten en waarnemers. Bij elke stap ziet u al vóór het genereren of de periode haalbaar is. Een tekort is zo geen verrassing achteraf.

Verlaat u de wizard halverwege, dan blijft die als concept bewaard. U kunt hem later hervatten. Na het genereren komt u bij Review. Lees verder over hoe u het concept controleert.