Hoe controleert en vergelijkt u een conceptrooster voordat u het publiceert?

U controleert een concept aan de hand van de samenvatting, de signalen en de uitleg bij open plekken. Teamleden zien het concept nog niet. Daarna past u aan waar nodig. Bent u niet tevreden, dan genereert u opnieuw met dezelfde instellingen. Zijn er meerdere planningen voor dezelfde periode, dan schakelt u daartussen.

Dit artikel gaat over de controle vóór publicatie. Wat er bij het publiceren zelf gebeurt, leest u in wat er gebeurt als u publiceert.

Begin bij de samenvatting

De samenvatting geeft in een paar regels het beeld van het concept:

• Bezetting: welk deel van de activiteiten is ingevuld, bijvoorbeeld 412 van 430.
• Diensten: of de diensten volledig gedekt zijn of maar voor een deel.
• Verdeling: wie de meeste en wie de minste diensten heeft. Ook ziet u wie boven of onder het doel volgens zijn aanstelling uitkomt.
• Compromissen: welke zachte regels niet gehaald zijn omdat het niet anders kon.
• Oplostijd: hoe lang PlanUp heeft gerekend, in seconden.

Soms moest PlanUp regels versoepelen om überhaupt een rooster te kunnen maken. Dat staat er dan apart bij, onder Regels versoepeld voor haalbaarheid, met de regels die het betreft. Dat is een signaal om uw instellingen of de capaciteit te bekijken.

Op welke signalen let u?

In de stap Review & Publiceren van de planningswizard vallen drie dingen op als ze spelen:

• Onder-benutte teamleden: inplanbare leden die geen diensten kregen of sterk onder het gemiddelde zitten. Vaak ligt dat aan voorkeuren, rotaties of beschikbaarheid.
• Certificeringen verlopen binnen planperiode: medewerkers bij wie een vaardigheid tijdens de periode verloopt. Na de verloopdatum plant PlanUp hen niet meer in op activiteiten die die vaardigheid vragen.
• Planning gedeeltelijk compleet: niet alle plekken konden worden gevuld. Bij elke open plek ziet u waarom die open bleef.

Werkt uw team met compensatiedagen, dan toont het blok Cd-eerlijkheid per medewerker drie getallen. Dat zijn het huidige saldo, het effect van het concept en het saldo na het concept.

Pas het concept aan

In de tijdlijn- en kalenderweergave ziet u het rooster per persoon en per dag. U kunt een open plek handmatig vullen, iemand verwisselen of een toewijzing weghalen.

Bij een handmatige keuze kan PlanUp waarschuwen:

• Een lichte waarschuwing, bijvoorbeeld over rust of weekuren, bevestigt u met één klik.
• Ontbreekt een functie of vaardigheid, of raakt u een harde regel, dan kunt u iemand toch toewijzen met een reden. Dat mag een eigen tekst zijn of de standaardreden van het team.
• Sommige blokkades kunt u nooit opzijzetten, zoals goedgekeurd verlof of een compensatiedag.

Elke keuze tegen een regel in wordt met reden vastgelegd in het logboek.

Wilt u dat een keuze blijft staan als u opnieuw genereert? Zet hem dan vast. Hoe dat werkt, leest u in toewijzingen vastzetten.

Genereer opnieuw

Met Opnieuw genereren vervangt u het concept door een nieuwe berekening voor dezelfde periode. PlanUp vraagt eerst om bevestiging, omdat het rooster vanaf nul wordt gemaakt.

Uw instellingen gaan mee. Dat zijn de gekozen activiteiten, de capaciteit per week, de uitgesloten teamleden en de sjablonen voor dienstblokken. Ook uw vastgezette en handmatige toewijzingen gaan mee en blijven staan. De rest wordt opnieuw ingepland.

Het oude concept wordt daarbij verwijderd. Wilt u een uitkomst onthouden? Noteer dan eerst de samenvatting.

Vergelijk planningen voor dezelfde periode

Soms staan er voor dezelfde periode meerdere planningen. Bijvoorbeeld een gepubliceerd rooster en een concept met andere activiteiten. Dan ziet u bovenaan Andere planningen, met per planning het aantal activiteiten en de status. Zo springt u tussen die planningen en vergelijkt u hun samenvattingen.

PlanUp heeft geen scherm dat twee concepten cel voor cel naast elkaar zet.

Printen en exporteren naar PDF of Excel kan alleen bij een gepubliceerd rooster. Een concept bespreekt u dus op het scherm.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp houdt het concept afgeschermd tot u publiceert. Elk concept heeft een samenvatting, signalen en een uitleg per open plek. Zo controleert u gericht. Aanpassen, vastzetten en opnieuw genereren kan zo vaak als nodig. U hoeft uw instellingen daarbij niet opnieuw in te voeren.