Kunt u een rooster dat al gepubliceerd is nog aanvullen met activiteiten die er nog niet in stonden?

Ja, dat kan. Bestaat er voor de gekozen periode al een gepubliceerd rooster, dan werkt de planningswizard in aanvulmodus. Alle bestaande toewijzingen blijven staan. U kiest alleen de activiteiten waarvoor u extra plekken wilt laten invullen. PlanUp plant die rondom het bestaande rooster. Bij publiceren neemt het aangevulde rooster het oude over, zonder dat bestaande diensten verschuiven.

Waarom is aanvullen nodig?

Een rooster is zelden in één keer compleet. Na publicatie kan er nog werk bijkomen. Denk aan een extra dag op de operatiekamer (OK), een poli die later bekend werd, of een activiteit die u in de eerste ronde bewust had uitgezet.

Opnieuw beginnen zou het hele rooster op de schop nemen. Teamleden hebben hun diensten dan al in hun agenda staan.

Hoe werkt de aanvulmodus?

U start de wizard zoals altijd en kiest team en periode. Bij de stap Activiteiten ziet u de melding Aanvulmodus. Die meldt dat er al een gepubliceerd rooster voor deze periode is, met het aantal gevulde plekken. Bestaande toewijzingen blijven behouden. U kiest de activiteiten waarvoor PlanUp extra plekken moet invullen.

Activiteiten die al in een andere planning voor deze periode staan, krijgen het label Al ingepland. U kunt ze toch kiezen als u bewust wilt stapelen. Meestal kiest u juist wat er nog niet in staat.

PlanUp behandelt de bestaande, gepubliceerde toewijzingen als vaste toewijzingen. De nieuwe activiteiten komen eromheen. Iemand die al een dienst heeft, wordt dus niet op hetzelfde moment nog eens ingepland.

Wat gebeurt er bij publiceren?

Het aangevulde rooster verschijnt eerst als concept. U controleert het nieuwe werk en publiceert. Daarbij neemt het nieuwe rooster de plaats in van het oude. De plekken worden overgedragen als dezelfde gegevens. Ruilverzoeken, vastzettingen, afwezigheden en agenda-afspraken blijven daardoor gekoppeld.

PlanUp weigert de publicatie in twee gevallen:

• Een gevulde plek uit het oude rooster ontbreekt of is gewijzigd. Dat kan gebeuren als het live rooster intussen is aangepast. PlanUp noemt dan de ontbrekende plekken.
• Het oude rooster loopt langer door dan het nieuwe. Dan zou er een gat ontstaan. Kies in dat geval een periode die minstens even ver doorloopt.

Open plekken van het oude rooster gaan mee. Zo verdwijnt een activiteit die deze keer niet is gepland niet stilletjes uit beeld. De details leest u in wat er gebeurt als u publiceert.

Wijzig een losse plek direct

Voor één wijziging hoeft u niet door de wizard. In het gepubliceerde rooster vult of wijzigt u een losse plek met de hand. De aanvulmodus is bedoeld voor het moment dat er één of meer hele activiteiten bijkomen. PlanUp verdeelt die dan eerlijk.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp herkent een bestaande publicatie en zet de wizard vanzelf in aanvulmodus. Bestaande toewijzingen liggen vast en nieuwe activiteiten komen eromheen. Bij publiceren worden de bestaande gegevens overgedragen in plaats van vervangen. Zo blijft wat teamleden al weten gewoon staan. Lees ook de stappen van de planningswizard.