Hoe regelt u feestdagen, sluitingen en rustige vakantieweken in het rooster?

PlanUp rekent de Nederlandse feestdagen zelf uit, volgens het cao-profiel van het team. Per activiteit stelt u in wat die op een feestdag doet. Standaard lopen diensten door en zijn andere activiteiten dicht. Sluitingen en rustige weken regelt u in de capaciteitskalender, per activiteit en tot 12 maanden vooruit. In de wizard verlaagt u per week het aantal sessies. Met 0 is een week dicht.

Welke dagen ziet PlanUp als feestdag?

PlanUp berekent de feestdagen voor elk jaar, ook Pasen, Hemelvaart en Pinksteren. Welke dagen meetellen, hangt af van het profiel van de collectieve arbeidsovereenkomst (cao). Dat profiel kiest u in de regel Arbeidstijdenregime van het team. Is er geen profiel gekozen, dan geldt de Cao Ziekenhuizen.

• Goede Vrijdag is in geen enkel profiel een feestdag.
• Bevrijdingsdag (5 mei) is onder de Cao Ziekenhuizen elk jaar een feestdag. Onder de Cao umc is dat eens per vijf jaar: 2020, 2025, 2030.
• Onder de Cao umc staan Eerste Paasdag en Eerste Pinksterdag niet in de lijst. Dat zijn zondagen, dus voor de meeste roosters maakt het weinig uit.

U hoeft zelf dus geen lijst met datums bij te houden.

Kies per activiteit wat er op een feestdag gebeurt

Bij elke activiteit staat de instelling Op feestdagen, met vier keuzes:

1. Volgens categorie (standaard): diensten lopen door, de rest is dicht.
2. Ja, ook op feestdagen: de activiteit draait gewoon.
3. Nee, dicht op feestdagen: de activiteit vervalt die dag.
4. Alleen op feestdagen: de activiteit bestaat alleen op feestdagen. De gewone weekdagen vervallen.

Die laatste is handig voor een aparte feestdagdienst. Vervangt die een weekdag-, zaterdag- of zondagdienst? Zet die gewone dienst dan op Nee. Zo ontstaat er geen dubbele vraag.

Plan sluitingen vooruit in de capaciteitskalender

In de capaciteitskalender ziet u per activiteit op welke weekdagen het team sessies heeft. U kijkt vanaf de huidige week tot 52 weken vooruit. Een week zonder aanpassing volgt het vaste ritme van de activiteit. U kunt:

• een week sluiten, bijvoorbeeld een week op de operatiekamer (OK) in de zomer. Er worden dan geen sessies van die activiteit gepland;
• per dag een datum open of dicht zetten, of het aantal personen voor die dag aanpassen;
• terugzetten naar het ritme als een aanpassing niet meer nodig is;
• een cyclus herhalen van 1, 2, 4 of 8 weken tot een einddatum;
• een weekprofiel toepassen op gekozen weken, bijvoorbeeld een vast zomerpatroon.

Bij het herhalen van een cyclus ziet u eerst per week wat er verandert. Pas na uw bevestiging wordt het opgeslagen.

Een handmatige aanpassing ligt vast en gaat voor op een latere import. Een feestdag of een dag waarop de activiteit niet werkt, kunt u in de kalender niet openen. Wilt u dat een activiteit op feestdagen draait? Regel dat dan via de instelling Op feestdagen.

Pas de capaciteit per week aan in de wizard

In de wizardstap Capaciteit per week staat per activiteit en per week het aantal sessies. Dat is vooraf ingevuld vanuit het ritme. Verlaag het voor vakantieweken. Met 0 is de week gesloten.

Diensten kunt u hier niet aanpassen. Die volgen hun vaste ritme en worden altijd ingeroosterd.

Per week ziet u hoeveel er gevraagd wordt tegenover hoeveel mensen er beschikbaar zijn. Dat is een vooruitblik, geen harde grens.

Welke regels helpen in drukke vakantieperiodes?

Twee standaardregels helpen, en beide staan standaard aan:

• Capaciteitsreductie bij afwezigheid vermindert vóór het genereren het aantal klinische taken op dagen dat er teamleden afwezig zijn. Denk aan OK-sessies en poli's. Dat gebeurt automatisch of handmatig, naar uw keuze.
• Verlofspreiding waarschuwt bij verlofaanvragen als te veel teamleden tegelijk vrij zijn. Standaard waarschuwt PlanUp vanaf 20 procent, met een maximum van 25 procent. U kunt ook een maximum in aantal personen instellen, en een apart maximum voor weken met minder capaciteit.

Wilt u dat feestdagdiensten eerlijk rouleren? Dat leest u in feestdagdiensten eerlijk verdelen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp kent de feestdagen per cao-profiel en laat u per activiteit kiezen wat er op die dagen gebeurt. Sluitingen legt u één keer vast in de capaciteitskalender. De wizard neemt ze daarna vanzelf mee. Zo hoeft u niet elke periode opnieuw na te lopen welke dagen anders zijn. Lees ook de stappen van de planningswizard.