Hoe stelt u in een roosterprogramma in hoeveel artsen of medewerkers er per OK, kamer of sessie nodig zijn?

U stelt per activiteit het aantal personen per sessie in, in het veld Bezetting. Dat is een heel getal van 1 tot en met 99. Daarnaast kunt u per rol een minimum opgeven en vereiste vaardigheden koppelen. Vraagt het ziekenhuis op een dag meer of minder mensen? Dan zet u dat aantal voor die dag in de capaciteitskalender. De rest van de tijd geldt het standaardaantal.

Wat is het verschil tussen sessies en bezetting?

Het helpt om twee vragen uit elkaar te houden:

• Hoeveel sessies zijn er? Bijvoorbeeld: operatiekamer (OK) 3 draait op maandag, woensdag en donderdag.
• Hoeveel mensen zijn er per sessie nodig? Bijvoorbeeld: twee per zaal.

De eerste vraag beantwoordt u met het ritme van de activiteit en de capaciteitskalender. De tweede met het aantal personen per sessie. In de wizardstap Capaciteit per week staat het er ook bij: elke cel is het aantal sessies, niet de bezetting per sessie.

Dat heeft een praktisch gevolg. Maakt u van elke zaal of kamer een eigen activiteit, dan stelt u per zaal een eigen aantal en eigen eisen in. Werkt u liever met één activiteit OK-sessie? Dan varieert u het aantal per dag in de kalender.

Stel het standaardaantal en de eisen in

Bij een activiteit vindt u de bezetting. Onder Eisen voor deze activiteit staat wie er mag staan:

1. Bezetting: het aantal personen per sessie.
2. Medische rollen: welke rollen de activiteit mogen doen. De volgorde is de voorkeursvolgorde. De eerste rol wordt het eerst gevuld.
3. Minimale bezetting per rol: per rol hoeveel teamleden er minimaal moeten zijn. Met 0 is de rol niet vereist.
4. Vereiste vaardigheden, desgewenst met een minimumniveau. Zo komen alleen bevoegde mensen in aanmerking.

Daarnaast is er voor het hele team de regel Minimale bezetting per activiteit. Die staat standaard aan, met een minimum van 1. Elke sessie die die dag open is, vraagt minstens dat aantal. Zet u een dag zelf dicht, dan vervalt die ondergrens.

Wijk per dag af

Het OK-programma is zelden elke week gelijk. Daarom vult u in de capaciteitskalender per open dag een eigen aantal personen in:

1. Klik op de cel van een week.
2. Bij elke aangevinkte dag staat een veld voor het aantal personen. Leeg laten betekent het standaardaantal van de activiteit.
3. Kies bij Toepassen t/m week tot welke week het eigen aantal geldt.

Er zijn nog twee manieren om per dag af te wijken:

• Bij een import uit Excel geeft u per dag een aantal mee, in de vorm ma:3,di:2.
• In een weekprofiel, een sjabloon voor bijvoorbeeld de zomer, vult u een afwijkend aantal in. Dat geldt in elke week waarop u het profiel toepast.

Diensten zoals de achterwacht staan niet in de kalender. Hun bezetting stelt u alleen bij de activiteit zelf in.

Kan de bezetting meebewegen?

Ja. Soms hangt de bezetting van de ene activiteit af van de andere. Het aantal anesthesiologen volgt bijvoorbeeld uit het aantal OK-zalen dat open is. Daarvoor is er een aparte, optionele regel. Die leidt de bezetting af uit andere activiteiten. U leest daarover in bezetting afleiden uit het aantal open OK-zalen. Een aantal dat u zelf in de kalender zet, gaat altijd voor die afleiding.

Wilt u onderscheid maken tussen wat u minimaal nodig heeft en wat u graag zou hebben? Dan helpt een ondergrens. Daarover meer in minimale bezetting instellen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp houdt het aantal sessies en het aantal mensen per sessie gescheiden. U stelt het standaardaantal en de eisen per rol en vaardigheid één keer in bij de activiteit. Per dag wijkt u af in de capaciteitskalender, met een import of met een weekprofiel. PlanUp vult elke sessie met het gevraagde aantal mensen dat aan de eisen voldoet. Het laat zien welke plekken open blijven.

Voor de technisch geïnteresseerde

De regel Minimale bezetting per activiteit heet in de lijst met planningsregels R-01.