Kan het aantal anesthesiologen of ondersteuners in het rooster automatisch meebewegen met het aantal open OK-zalen?

Ja, met de regel Bezetting afleiden uit andere activiteiten. Die regel telt per dag het aantal open operatiekamers (OK's) of andere bronactiviteiten. Hij deelt dat door een norm die u zelf kiest en rondt naar boven af. De uitkomst blijft tussen een minimum en een maximum. De regel is optioneel en staat standaard uit.

Waarom zou u dit willen?

In veel vakgroepen hangt de ene bezetting af van de andere. Het aantal anesthesiologen volgt het aantal zalen dat draait. Dat geldt ook voor een supervisor die over een aantal kamers gaat. Of voor een ondersteunende functie per twee sessies.

Zet u zo'n aantal vast in, dan klopt het niet meer als het programma afwijkt. Zijn er zalen dicht, dan staan er te veel mensen. Komt er een zaal bij, dan te weinig. Met een afgeleide bezetting volgt de vraag het programma. Minder open zalen geeft minder vraag, meer zalen geeft meer.

Stel de regel in

De regel heeft standaardwaarden voor het hele team:

• Bronactiviteiten: de activiteiten waarop de telling rust, zoals de OK-sessies.
• Wat telt mee: het aantal open bronactiviteiten, of de som van het aantal dat elke bron die dag vraagt.
• Norm (bronnen per persoon): standaard 1. Een norm van 2 betekent één persoon per twee open zalen.
• Minimum aantal personen (standaard 0) en Maximum aantal personen (standaard 99).

Daarna zet u de afleiding aan per activiteit, bij de regels per activiteit. Beide moeten aanstaan. De regel voor het hele team werkt als hoofdschakelaar. Daarnaast heeft elke activiteit haar eigen regel. Zonder die eigen regel verandert er niets.

PlanUp bewaakt een paar grenzen:

• Bronnen moeten van het eigen team zijn.
• Een activiteit kan geen bron van zichzelf zijn.
• Het minimum mag niet boven het maximum liggen.
• Een bron is zelf geen afgeleide activiteit. Ketens kunnen dus niet.
• De afgeleide activiteit moet een gewone rij in de capaciteitskalender zijn. Een dienst of flexibele activiteit kan dus niet.

Een rekenvoorbeeld. Op een dinsdag zijn vijf zalen open en de norm is 2. Vijf gedeeld door twee is tweeënhalf, naar boven afgerond drie personen. Ligt het maximum op vier en het minimum op één, dan blijft het drie.

Wat gebeurt er als zalen dicht zijn?

Een bron die dicht is, telt niet mee. Dat geldt voor een zaal die dicht is door een feestdag. Het geldt ook voor een gesloten dag in de capaciteitskalender. Gebruikt u de automatische OK-capaciteitsreductie, dan telt ook een zaal die daardoor op nul uitkomt niet mee.

Zijn op een dag alle bronnen dicht, dan vraagt de afgeleide activiteit het ingestelde minimum. Staat dat minimum op 0, dan is de activiteit die dag dicht.

De afleiding geldt alleen op dagen waarop de afgeleide activiteit volgens haar eigen ritme draait. Komt de uitkomst boven nul, dan blijft de regel voor minimale bezetting per activiteit gewoon gelden.

Houdt u zelf het laatste woord?

Ja. Een afgeleide bezetting is een standaard, geen dwang. U kunt zelf een aantal invullen in de capaciteitskalender of in het raster van de planningswizard. Dat aantal blijft altijd staan en gaat voor de afleiding. Zo regelt u een uitzonderlijke dag met de hand, zonder de regel uit te zetten.

PlanUp rekent daarbij overal met dezelfde getallen. Dat geldt voor de rekenmodule, het onderdeel dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Het geldt ook voor de automatische opvulling na het plannen, het Gantt-rooster en de vooruitblik bij de capaciteitskalender. In de vooruitblik ziet u dus vooraf wat de afgeleide vraag in een week wordt.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp telt per dag de open bronactiviteiten, deelt door uw norm en rondt naar boven af. Daarna begrenst het de uitkomst. Dichte bronnen tellen niet mee. Wat u zelf in de kalender zet, gaat voor. U zet de afleiding per activiteit aan en kiest dus precies welke rollen meebewegen.

Hoe u het standaardaantal per sessie instelt, leest u in hoeveel mensen per OK-sessie.

Voor de technisch geïnteresseerde

In de lijst met planningsregels heet deze regel X-37. De OK-capaciteitsreductie is X-14, in de automatische modus. De minimale bezetting per activiteit is R-01.