Hoe plant u in de zomer, de kerstperiode of een schoolvakantie met minder sessies en minder bezetting?

U maakt een weekprofiel, bijvoorbeeld Zomer of Kerst. Daarin staan per activiteit de open dagen en desgewenst een lager aantal personen. Dat profiel past u in één keer toe op een reeks weken. Die weken tellen daarna als reductieweek. Daarvoor kunt u bijvoorbeeld een eigen maximum aan gelijktijdig verlof instellen. In de planningswizard verlaagt u per week nog verder.

Wat is een weekprofiel?

Een weekprofiel is een sjabloon voor een week. Het legt per activiteit vast op welke weekdagen er sessies zijn. Wijkt het aantal mensen af van het standaardaantal, dan staat dat er ook in. Een activiteit zonder aangevinkte dag is in de weken van het profiel dicht.

Elk profiel heeft een soort: Zomer, Kerst, Schoolvakantie, Anders of Regulier. U maakt het één keer en gebruikt het elk jaar opnieuw.

Pas een weekprofiel toe

1. Open Weekprofielen vanuit de capaciteitskalender.
2. Kies Toepassen vanaf week en t/m week. Dat kan van de huidige week tot 52 weken vooruit.
3. Bevestig. PlanUp meldt hoeveel weken gekoppeld zijn en hoeveel eigen weekprofielen zijn vervangen. Het meldt ook in hoeveel weken vergrendelde aanpassingen zijn behouden.

Heeft u een week eerder met de hand aangepast? Dan blijven de vergrendelde aanpassingen in die week staan. De rest van de week wordt gelijk aan het profiel. Eigen aanpassingen zonder vergrendeling vervallen. PlanUp vraagt daar vooraf bevestiging voor.

Eén beperking: een weekprofiel legt alleen dagen vast voor activiteiten met een dagelijks of wekelijks ritme. Een tweewekelijkse of maandelijkse activiteit past u per week aan in de capaciteitskalender.

Wat is een reductieweek?

Een week is een reductieweek in twee gevallen:

• de week krijgt een profiel van een andere soort dan Regulier;
• een activiteit heeft in die week minder sessies dan haar ritme.

Dat heeft effect op andere regels. Een voorbeeld is de regel Verlofspreiding. Daar stelt u in hoeveel teamleden tegelijk vrij mogen zijn. Daarnaast stelt u een apart maximum in voor een reductieweek. Is er in de zomer minder werk, dan kunnen er dus meer mensen tegelijk op vakantie. Laat u dat tweede veld leeg, dan geldt het gewone maximum.

Verlaag verder bij het maken van het rooster

In de planningswizard staat de stap Capaciteit per week. Daar ziet u per activiteit en per week het aantal sessies voor de periode die u maakt. Dat is vooraf ingevuld uit het ritme en de kalender. Voor een vakantieweek verlaagt u een cel. Met 0 is de week dicht.

Ernaast staan gevraagd en beschikbaar, zodat u ziet of het rondkomt. Diensten liggen in die stap vast en zijn altijd verplicht.

In de stap Bevestigen waarschuwt de wizard bovendien voor weken met te weinig beschikbare medewerkers voor de piekbezetting.

Gebruik de OK-capaciteitsreductie

Voor activiteiten op de operatiekamer (OK) is er ook de OK-capaciteitsreductie. U vindt die in het bewerkvenster van een OK-activiteit bij de teaminstellingen. Daar kiest u een startdatum, een einddatum en een type reductie:

• een percentage;
• een aantal plekken minder per dag;
• een aantal uren minder.

Alle OK-plekken worden aangemaakt. Maar in de reductieperiode krijgt alleen het verlaagde aantal medewerkers een toewijzing. Plekken die leeg blijven, tonen zo een bewuste OK-sluiting.

Deze reductie werkt alleen als de regel Capaciteitsreductie bij afwezigheid aanstaat, met de reductiemodus automatisch. Die regel staat standaard aan. Zet u hem uit of op handmatig, dan rekent de planning met de gewone bezetting.

Zie vooraf of het past

De vooruitblik bij de capaciteitskalender zet per week de vraag tegenover de beschikbare teamleden die het werk mogen doen. Verlof en vrije dagen zijn daarin al verrekend. Juist in vakantieweken ziet u daar waar het krap wordt.

De vooruitblik rekent de OK-capaciteitsreductie en de aanpassingen in de wizard niet mee. Meer leest u in zien of de capaciteit gedekt is.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp verlaagt de vraag in vakantieperiodes met weekprofielen die u op een reeks weken toepast. Uw vergrendelde aanpassingen blijven daarbij staan. Zulke weken tellen als reductieweek. Daardoor kunt u de spreiding van verlof versoepelen. In de wizard en met de OK-capaciteitsreductie verlaagt u verder waar dat nodig is.

Voor een losse sluiting van de OK of poli leest u een OK- of polisluiting verwerken.

Voor de technisch geïnteresseerde

In de lijst met planningsregels heet Verlofspreiding X-15 en Capaciteitsreductie bij afwezigheid X-14.