Hoe verwerkt u in het rooster dat de OK of poli een dag of een paar weken dicht is, bijvoorbeeld door onderhoud of een verbouwing?

U verwerkt een sluiting van de operatiekamer (OK) of poli door de dag of de weken van die activiteit dicht te zetten in de capaciteitskalender. Dat kan met de hand, met een import van het OK-programma of met een weekprofiel. In die dagen worden geen sessies van de activiteit gepland. Een sluiting die u met de hand zet, is vergrendeld. Een latere import opent haar dan niet weer.

Sluit een dag of een reeks weken met de hand

In de capaciteitskalender staat per activiteit en per week het aantal sessies. Voor een sluiting zijn er twee manieren:

1. Een reeks weken: klik op de cel van de eerste week. Kies bij Toepassen t/m week de laatste week van de sluiting. Klik dan op Week sluiten. PlanUp vraagt eerst om bevestiging, omdat er in die weken geen sessies van deze activiteit worden gepland.
2. Eén dag: schakel naar de weergave Per dag en klik op de datum. Die dag gaat dicht. De rest van de week blijft zoals hij was.

Gaat de zaal eerder weer open dan gepland? Kies dan voor die weken Terugzetten naar het ritme. De weken volgen daarna weer het gewone ritme van de activiteit. Een latere import mag ze dan ook weer wijzigen.

Sluit weken via het OK-programma

Levert het ziekenhuis het programma aan als spreadsheet, dan staat de sluiting daar meestal al in. Een rij met de week, de activiteit en 0 sessies sluit die week. Na het uploaden ziet u eerst een voorbeeld met per rij wat er verandert. Pas na uw bevestiging wordt er opgeslagen.

Een week die via een import dichtgaat, is niet vergrendeld. Een volgende import mag haar dus weer openen. Andersom is een sluiting die u met de hand zet wel vergrendeld. Een nieuwe versie van het programma slaat die cel over en meldt haar als vergrendeld. Zo raakt een afspraak met de OK-planning niet kwijt als er opnieuw een bestand wordt ingelezen.

Hoe verwerkt u een terugkerende sluiting?

Is een activiteit elk jaar in een vaste periode dicht? Gebruik dan een weekprofiel. Een activiteit zonder aangevinkte dag in het profiel is dicht in alle weken waarop u het profiel toepast. Hoe u zo'n profiel maakt, leest u in minder bezetting in vakantieperiodes.

Feestdagen hoeft u niet zelf te sluiten. Gewone activiteiten gaan daar automatisch dicht. Per activiteit kunt u dat anders instellen. Zie feestdagen en gesloten weken in het rooster.

Wat doet een sluiting in de rest van het rooster?

Een dichte dag of week is meer dan een lege cel:

• Geen plekken: bij het maken van het rooster worden er die dagen geen plekken voor de activiteit aangemaakt. Ook de regel voor minimale bezetting per activiteit vervalt op een dag die u dichtzet. De mensen die er anders hadden gestaan, zijn beschikbaar voor ander werk.
• Meebewegende bezetting: laat u een rol meebewegen met het aantal open zalen, dan telt een dichte zaal niet mee. De vraag naar die rol gaat dus vanzelf omlaag.
• Reductieweek: heeft een activiteit in een week minder sessies dan haar ritme, dan telt die week als reductieweek. In zulke weken kunt u een ander maximum voor gelijktijdig verlof laten gelden.
• Vooruitblik: de vraag in die weken daalt. Dat ziet u direct terug bij de capaciteitskalender.

Wanneer werkt een sluiting niet?

Diensten zoals achterwacht en bereikbaarheid staan niet in de capaciteitskalender. In de planningswizard liggen ze vast op hun ritme. Een dienst sluit u dus niet op deze manier. Daarvoor past u de activiteit zelf aan, bijvoorbeeld haar instelling voor feestdagen.

Een feestdag of een niet-werkdag van een activiteit kunt u in de kalender niet openen. Die dagen zijn al dicht.

Wilt u niet sluiten, maar tijdelijk minder mensen inzetten? Voor OK-activiteiten is er dan de OK-capaciteitsreductie. De plekken blijven bestaan, maar alleen het verlaagde aantal wordt gevuld. Dat werkt zolang de regel Capaciteitsreductie bij afwezigheid aanstaat met de reductiemodus automatisch.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp verwerkt een sluiting in de capaciteitskalender, per dag of per reeks weken. Dat kan met de hand, via een import of met een weekprofiel. Handmatige sluitingen zijn vergrendeld. Er worden op die dagen geen plekken gepland, en de meebewegende bezetting en de vooruitblik passen zich vanzelf aan.

Meer over die meebewegende bezetting leest u in bezetting laten meebewegen met het aantal OK-zalen.