Hoe stelt u in PlanUp in welke activiteiten iemand tegelijk mag hebben en welke combinaties niet samen mogen?

U stelt per activiteit in of die tegelijk met ander werk mag, en u legt vast welke combinaties van activiteiten niet bij één persoon mogen. PlanUp gebruikt die instellingen bij het maken van het rooster en bij het publiceren. Ook roosters van andere teams tellen mee.

Dit artikel gaat over het inrichten vooraf. Wat er gebeurt bij een ruil, vervanging of wijziging achteraf, leest u in dubbele diensten voorkomen bij ruilen en tussen teams.

Hoe stelt u het overlap-gedrag per activiteit in?

Niet elke activiteit sluit een andere uit. Een korte bespreking kan tijdens een werkdag. Een telefonische bereikbaarheid ook. Daarom heeft elke activiteit de instelling Overlap-gedrag:

• Exclusief: de activiteit vult een dagdeel volledig.
• Overlay: de activiteit mag bovenop ander werk, bijvoorbeeld een korte bespreking.
• Achtergrond: de activiteit heeft geen planimpact, bijvoorbeeld telefonische bereikbaarheid.

De regel daarachter is eenvoudig. Activiteiten met een verschillend overlap-gedrag mogen over elkaar heen vallen. Twee activiteiten met hetzelfde gedrag mogen nooit tegelijk. Dat geldt dus ook voor twee exclusieve activiteiten.

PlanUp rekent met de echte begin- en eindtijden. Een dienst die na middernacht eindigt, loopt door in de volgende dag.

Waar geldt deze instelling?

Dezelfde instelling geldt overal: bij het maken van het rooster, bij het vullen van open plekken, bij ruilen, bij de roostercontrole en bij het publiceren. Kan PlanUp door een fout in de gegevens niet bepalen of twee activiteiten overlappen, dan telt het dat als overlap. Een fout leidt dus tot een blokkade, niet tot een dubbele boeking.

Wat geldt er voor diensten op één dag?

Niemand krijgt op één dag meer dan één dienst van hetzelfde dienstniveau. Deze regel staat altijd aan.

Een bereikbaarheidsdienst telt niet als dienstniveau. Dat is een achtergronddienst met een opkomsttijd van meer dan 15 minuten, of zonder vastgelegde opkomsttijd. Zo'n dienst mag naast een aanwezigheidsdienst staan. Zie ook achterwacht en bereikbaarheidsdienst roosteren.

Staat iemand toch op twee dienstposities op één dag, zoals voor- en achterwacht? Dan blokkeert de controle bij publiceren. U kunt dat niet bevestigen. U geeft één positie aan iemand anders.

Leg combinaties vast die niet samen mogen

Sommige activiteiten botsen inhoudelijk, ook als ze in tijd niet overlappen. Op de pagina Conflicten legt u paren vast van activiteit A en activiteit B. Per paar kiest u een niveau:

• Zelfde dag: niet op dezelfde dag bij dezelfde persoon.
• Zelfde dagdeel: niet in hetzelfde dagdeel.
• Dag erna: B niet op de dag na A.

Bij elk paar kunt u een reden noteren. Met Auto-conflicten (her)genereren voegt PlanUp de paren toe die fysiek niet samen kunnen. Paren die al onder de regel van één dienst per dag vallen, voegt het niet toe. Uw eigen paren blijven staan.

Hoe streng is de regel voor botsende combinaties?

De regel voor activiteitsconflicten is een harde regel. Bij het maken van het rooster plant PlanUp zulke combinaties niet in. Wijst een planner handmatig toe, dan krijgt hij een waarschuwing en kan hij toch toewijzen met een reden. PlanUp versoepelt deze regel ook niet als een rooster anders niet rond komt. Staat de regel aan zonder dat er paren zijn, dan meldt de pagina Regels dat.

Wat gebeurt er als iemand in meer teams werkt?

Dan kijkt PlanUp ook naar de andere roosters. Bij een open plek staat Ander team als iemand al elders staat ingepland.

Bij publiceren is een dubbele boeking in een ander gepubliceerd rooster een blokkade. U ziet de naam, de datum en de botsende dienst. Het rooster gaat pas live als dat is opgelost.

Hoe voorkomt u dat bepaalde personen samen dienst hebben?

Soms gaat het niet om activiteiten, maar om mensen. Twee personen mogen niet samen op dienst, of werken juist bij voorkeur samen. Daarvoor is de optionele regel voor persoon-paren. Per paar kiest u of het om dezelfde dag of dezelfde activiteit gaat. U beheert de paren via Paren beheren op de kaart van de regel.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp gebruikt één overlap-instelling per activiteit, van het maken van het rooster tot het publiceren. Vaste regels houden dubbele diensten en botsende combinaties tegen. Roosters van andere teams tellen mee. Twee dienstposities op één dag, of een dubbele boeking in een ander team, kan ook een planner niet doorzetten.

Voor de technisch geïnteresseerde

De regel van één dienst per dag per dienstniveau is systeemregel SYS-01. De regel voor activiteitsconflicten is R-08; ondanks de interne naam "soft_task_conflict" wordt hij hard afgedwongen. De persoon-paren zijn optionele regel X-26.