Hoe kiest de planner als meerdere mensen zich voor dezelfde open dienst aanmelden, en wat gebeurt er met de rest?

De planner ziet alle aanmeldingen voor een dienst en dag bij elkaar, in een volgorde die het team instelt, en keurt er een goed. Die persoon komt op de eerstvolgende open plek. Zijn daarmee alle plekken gevuld, dan worden de andere aanmeldingen afgewezen. Kiest het team daarvoor, dan blijven ze bewaard als reserve. Valt de gekozen persoon later uit, dan staan de reserves bovenaan in de noodplanning.

Dit werkt als zelf inschrijven op "met akkoord van de planner" staat. Hoe een medewerker zich aanmeldt, leest u in zelf inschrijven op open diensten. Dit artikel gaat over de keuze van de planner daarna.

Waar ziet de planner de aanmeldingen?

Aanmeldingen staan op de pagina Vastzetverzoeken, onder Openstaande vastzetverzoeken. Die pagina is er alleen als het team de module Slot vergrendeling aan heeft. PlanUp groepeert de aanmeldingen per activiteit en dag, met het aantal open plekken erbij.

Per groep kan de planner:

• een aanmelding goedkeuren, waarna die persoon op de dienst komt;
• een aanmelding afwijzen;
• alle verzoeken voor die dienst en dag afwijzen, bijvoorbeeld als de plek op een andere manier is gevuld.

Bij goedkeuren en afwijzen krijgt de aanmelder bericht. Wie reserve wordt, krijgt geen afwijzing. Beslissen twee planners tegelijk over dezelfde dag, dan verwerkt PlanUp dat na elkaar. Zo wordt dezelfde plek nooit twee keer weggegeven. Afgehandelde verzoeken blijven zichtbaar onder Afgehandelde verzoeken.

Stel de volgorde van aanmelders in

Zonder instelling staan aanmeldingen in de volgorde waarin ze binnenkwamen. U kunt dat aanpassen bij Volgorde bij toewijzen en aanmeldingen in de teaminstellingen. U zet criteria van boven naar beneden, elk met een gewicht van 1 tot 100. Een leeg gewicht telt als 1. Een gewicht van 0 slaat het criterium over.

De criteria zijn:

• Eigen pool: intern vóór extern.
• Laagste uurtarief: alleen vergeleken bij gelijke functie.
• Eerlijkheidssaldo: wie het minst heeft gedaan, eerst.
• Handmatige voorkeur per dienst.
• Rating: hoogste eerst. Dit is een interne beoordeling van 1,0 tot 5,0. Alleen beheerders en planners zien die, nooit de medewerker zelf.
• Aanrijtijd: kortste eerst.
• Extra vaardigheden: wie meer vaardigheden heeft dan de activiteit vraagt, eerst, tot een maximum van drie.

Ontbreekt een beoordeling of aanrijtijd, dan telt dat neutraal en niet als nadeel. Bij gelijke score blijft de volgorde van aanmelden gelden. Dezelfde volgorde geldt in de kandidatenlijst bij handmatig toewijzen.

Kies tussen reserve en afwijzen

Bij Aanmelders blijven reserve kiest u wat er met de anderen gebeurt als een dienst vol is:

• Uit: de overige aanmeldingen worden afgewezen, met als reden dat de dienst vol is. Dit is de standaard.
• Aan: de anderen blijven zichtbaar als reserve voor bij uitval.

Zolang er nog plekken open zijn op die dienst en dag, blijven de andere aanmeldingen gewoon openstaan. Na het goedkeuren ziet u hoeveel andere verzoeken zijn afgewezen of reserve zijn geworden.

Wat gebeurt er met reserves bij uitval?

Valt de gekozen persoon uit, dan zoekt de planner een vervanger via de noodplanning. Daar staan de reserves voor die dienst en dag bovenaan, vóór de andere kandidaten.

PlanUp toont alleen reserves die dan nog kunnen. Een reserve valt weg als hij:

• niet meer actief in het team is;
• de activiteit niet mag doen;
• verlof heeft;
• op dat moment al iets heeft dat de toewijzing blokkeert.

Komt een reserve via de noodplanning op de dienst, dan sluit PlanUp zijn andere reserve-aanmeldingen voor die dienst en dag. Zie vervanger zoeken met de noodplanning.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp bewaart elke aanmelding als verzoek bij de dienst. Het zet de aanmelders in de volgorde die het team kiest. De planner beslist per dienst. Met reserves wordt een tweede aanmelding een achtervang voor later. Hoe u aanmeldingen gefaseerd laat binnenkomen, leest u in open diensten in rondes aanbieden.