Hoe zorgt een vakgroep dat het automatische rooster eerst de eigen mensen inplant en waarnemers alleen als het nodig is?

U stelt per externe in wanneer het automatische rooster hem inplant. Met Automatisch (tweede ronde) plant PlanUp eerst de eigen mensen. Daarna zet het de externe alleen op plekken die nog open zijn. Met Alleen handmatig plant PlanUp hem nooit zelf in. Daarnaast zet de rekenmodule flexpoolleden liever minder in dan vaste leden. De rekenmodule is het onderdeel dat het rooster doorrekent binnen uw regels.

Dit artikel gaat over het maken van het rooster. Hoe u daarna open diensten eerst aan de eigen mensen aanbiedt, leest u in open diensten in rondes aanbieden. Welke externe als eerste aan de beurt is, leest u in externen in golven.

Kies per externe wanneer PlanUp hem inplant

De keuze heet Externen: wanneer plannen. Ze staat in de teaminstellingen onder Planning-instellingen. U vindt haar ook in de planningswizard, op de kaart Waarnemers en externen. Per persoon kiest u:

• Automatisch (tweede ronde). PlanUp maakt eerst het rooster zonder deze externe. Daarna zet het alle gevulde plekken vast. In een extra ronde vult het alleen de nog open plekken, nu met deze externe erbij.
• Alleen handmatig. PlanUp plant hem nooit automatisch in. Een plek die niemand anders kan vullen, blijft open. Zo beslist de planner bewust.
• Golf 1, 2 of 3. Ook deze externen plant PlanUp niet automatisch in. Ze komen alleen op een dienst via de rondes voor open diensten, of doordat de planner ze toewijst.
• Zoals voorheen (plant mee). Zonder keuze plant PlanUp de externe mee, zoals elk ander teamlid.

Bij elke externe staat of het een waarnemer is of een ander extern lid.

Plan externen alleen op dagen dat ze kunnen

Zet in de wizard Alleen plannen op beschikbare dagen aan. Dan plant PlanUp een externe alleen op dagen die als beschikbaar zijn ingevuld. De planner vult die dagen zelf in de wizard in. Of de externe geeft ze door via een persoonlijke link. Is er nog geen dag ingevuld, dan wordt hij niet automatisch ingepland. Zie beschikbaarheid van waarnemers via een link.

Een externe die aan geen enkele activiteit is gekoppeld, wordt nergens ingepland. PlanUp waarschuwt daarvoor, met het aantal externen zonder koppeling.

Hoe houdt PlanUp de inzet van de flexpool laag?

De flexpool bestaat uit externe leden en uit interne leden bij wie Flexpool is aangezet. De rekenmodule telt elke inzet van een flexpoollid als een kleine kostenpost. Een gevuld rooster weegt veel zwaarder. Is een eigen collega met verlof, dan vult PlanUp de plek dus toch met een externe. Op de flexpoolpagina ziet u wat dat betekent in uren en kosten. Zie flexpool: uren en kosten bijhouden.

Stel een minimum aan vaste leden per locatie in

Wilt u een vaste ondergrens? Dan is er de optionele regel Vaste leden per locatie. U vult per locatie in hoeveel vaste leden er minimaal werken op een dag dat die locatie bezet is. Vaste leden zijn leden die niet extern zijn. Het rooster houdt daar rekening mee, zodat een waarnemer niet de enige is op een locatie.

Wijst de planner met de hand een waarnemer toe en wordt het minimum dan niet gehaald? Dan krijgt hij een melding. Bij publiceren krijgt hij die melding ook.

Geef de eigen mensen ook voorrang bij open diensten

Ook bij open diensten kunnen de eigen mensen voorgaan. Ronde 1 kan alleen voor de eigen loondienst gelden. Met het criterium Eigen pool bij Volgorde bij toewijzen en aanmeldingen staan interne collega's bovenaan. Dat geldt in de kandidatenlijst en bij aanmeldingen.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp maakt van "eerst de eigen mensen" een instelling per externe, in plaats van een goede bedoeling. Externen komen pas in een extra ronde in het rooster, of helemaal niet automatisch. De rekenmodule houdt de inzet van de flexpool laag. Open diensten kunnen eerst naar de eigen loondienst.

Voor de technisch geïnteresseerde

De regel voor vaste leden per locatie heeft in PlanUp de code X-34.