Krijgen medewerkers een melding als hun rooster verandert, en kunnen zij kiezen hoe?

Ja. PlanUp stuurt een melding als er iets verandert dat een medewerker raakt. Denk aan een gepubliceerd rooster, een dienst die is toegewezen of aan iemand anders gegeven, een ruilverzoek, een open dienst of een besluit over verlof. Meldingen staan in het portaal onder Meldingen en gaan meestal ook per e-mail. Medewerkers kiezen per groep of zij een e-mail, een melding in de app of allebei willen.

Waarover stuurt PlanUp een melding?

De meldingen zijn in vijf groepen ingedeeld. Dezelfde groepen staan bij de meldingsvoorkeuren van de medewerker.

Planning & Rooster

• Een rooster is gepubliceerd.
• U bent op een dienst gezet.

Ruilen & Verzoeken

• U hebt een ruilverzoek ontvangen.
• Uw ruilverzoek is geaccepteerd, afgewezen of verlopen.

Verlof & Pins

• Een collega of de planner vraagt of u een open dienst wilt overnemen.
• Er staat een open dienst voor u klaar.
• Uw aanmelding voor een open dienst is goedgekeurd of afgewezen.
• Er is een besluit over uw verlof of congres.

Vakantiekeuze

• Uw golf in de verlofronde is open, u krijgt een herinnering of de uitslag is bekend.

Systeem

• Overige meldingen. Bijvoorbeeld: een dienst is niet meer van u, er is een besluit over uw afmelding voor een overleg, of de planner heeft over een ruil beslist.

Wie krijgt bericht bij een vervanging?

Zet de planner iemand anders op een dienst in een gepubliceerd rooster, dan krijgen beide medewerkers bericht. Dat geldt bij een wijziging door de planner en bij een vervanging via de noodplanning. Wie van de dienst af gaat, hoort dat de dienst niet meer van hem is. Wie erop komt, hoort dat hij is ingeroosterd.

Blijft de dienst open zonder vervanger, dan krijgt de oorspronkelijke medewerker ook bericht. In een concept dat nog niet is gepubliceerd, gaan er geen meldingen uit. Zie vervanger zoeken met de noodplanning.

Hoe kiest een medewerker tussen e-mail en app?

Op de profielpagina in het portaal staat het blok Meldingsvoorkeuren. Daar zet de medewerker per groep de e-mail en de melding in de app aan of uit. Zonder eigen keuze staat alles aan.

Er is één uitzondering. De e-mail over een besluit op een verlofaanvraag gaat altijd. De voorkeur geldt daar alleen voor de melding in de app.

Hoe voorkomt PlanUp te veel berichten?

Bij een publicatie krijgt een medewerker direct een melding in de app. Ongeveer een kwartier later volgt één samenvattende e-mail. Meldingen over open diensten worden op dezelfde manier gebundeld. Komt dezelfde melding over dezelfde dienst binnen enkele minuten nog eens, dan stuurt PlanUp haar niet opnieuw.

Externe leden, zoals een flexpool, krijgen de meeste van deze meldingen niet. Alleen over open diensten kunnen zij een e-mail krijgen, als het team met persoonlijke beschikbaarheidslinks werkt.

Welke meldingen krijgt de planner?

Ook planners krijgen bericht. Een nieuwe verlofaanvraag komt per e-mail binnen. Een ruil die op akkoord van de planner wacht, komt ook per e-mail.

In de app verschijnen onder meer:

• een congresaanvraag;
• een afmelding voor een overleg;
• een aanmelding voor een open dienst;
• een medewerker van wie het dienstverband afloopt terwijl hij nog op diensten staat.

U kunt bij de teaminstellingen ook externe ontvangers toevoegen, zoals een leidinggevende of de afdeling personeelszaken. Zij krijgen een e-mail als er een rooster wordt gepubliceerd.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp koppelt meldingen aan de gebeurtenis zelf, niet aan een handeling van de planner. Wie wordt geraakt, krijgt bericht. De medewerker bepaalt per groep via welk kanaal. Wilt u dat diensten ook in de eigen agenda verschijnen en meeveranderen, lees dan wat er met uw agenda gebeurt als het rooster verandert.