Hoe geeft een vakgroep bij de vakantieverdeling om het jaar een andere groep collega's voorrang?

Wilt u dat om het jaar een andere groep collega's als eerste vakantieweken kiest, dan gebruikt u de voorkeursgroep bij verlofrondes. U deelt het team in Groep A en Groep B. Bij Voorkeursgroep dit jaar kiest u welke groep voorgaat. Die groep kiest in golf 1. De andere groep en leden zonder groep kiezen in golf 2. Het jaar erop zet u de voorkeursgroep zelf om.

Wanneer kiest u voor een voorkeursgroep?

Verlofrondes hebben ook een automatische indeling in golven. Die kijkt naar schoolgaande kinderen, de schoolvakantieregio en de uitkomsten van eerdere rondes. U leest daarover in vakantieweken eerlijk verdelen met verlofrondes.

Veel vakgroepen hebben echter al een eigen afspraak die iedereen kent en accepteert. Bijvoorbeeld een beurtrol tussen twee helften van de maatschap. Dan is het duidelijker om die afspraak precies zo vast te leggen dan een berekening te laten beslissen. Daar is de voorkeursgroep voor.

Stel de groepen in

Open het team via Team bewerken en ga naar Planning-instellingen. Daar staat het blok Verlofrondes: groepen. U kiest de Voorkeursgroep dit jaar. Per teamlid zet u "Groep A", "Groep B" of "Geen groep".

De instelling is niet verplicht. Zonder indeling gebruikt PlanUp de gewone golfindeling.

Staat minstens één teamlid dat voor de ronde wordt uitgenodigd in een groep? Dan gebruikt PlanUp de groepen. De indeling op schoolvakanties en eerdere voorrang vervalt dan voor die ronde. De indeling van een vertrokken of niet-actief lid telt niet mee.

Wat gebeurt er in de ronde?

Bij het starten van een ronde deelt PlanUp de golven zo in:

• teamleden in de voorkeursgroep: golf 1;
• teamleden in de andere groep: golf 2;
• teamleden zonder groep: ook golf 2.

In deze opzet zit niemand in golf 3. Golf 1 opent direct bij het starten van de ronde. Golf 2 opent op het tijdstip dat u bij het starten invult. Vul dat tijdstip dus altijd in, want zonder tijdstip opent golf 2 niet vanzelf. Wie in golf 2 zit, kiest uit wat er dan nog vrij is binnen het maximum aantal afwezigen per week.

De verdeling bij het goedkeuren van de ronde werkt verder zoals altijd. Per week gaat eerst de hoogste voorkeur voor, daarna de vroegste golf. Met groepen hebben alle leden dezelfde prioriteitsscore. Binnen een golf beslist dus de volgorde van voorkeur. Wat boven het maximum valt, komt op de wachtlijst.

Wat zien medewerkers?

De uitnodiging per e-mail vermeldt waarom iemand in een golf zit. Voor de voorkeursgroep staat er dat de groep dit jaar voorrang heeft bij het kiezen. Voor de andere groep staat er dat de voorkeursgroep eerst kiest en dat het teamlid in golf 2 kiest.

Dezelfde uitleg staat op de keuzepagina Vakantiekeuze. Zo hoeft de planner de afspraak niet elk jaar opnieuw uit te leggen.

Wissel de voorkeursgroep per jaar

PlanUp wisselt de voorkeursgroep niet zelf. Het moment waarop het nieuwe jaar voor de beurtrol begint, verschilt per vakgroep. Na de laatste ronde van het jaar zet de planner de voorkeursgroep om naar de andere groep.

Deel nieuwe collega's in zodra ze in het team komen. Anders vallen ze in golf 2.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp legt de beurtrol vast als teaminstelling en gebruikt die bij elke verlofronde. De voorkeursgroep kiest eerst, de rest daarna, en iedereen leest waarom. De verdeling binnen het maximum per week blijft hetzelfde.