Hoe ziet u in het rooster wie er met verlof, ziek of vrij is, en waarom?

In het teamrooster van PlanUp staat afwezigheid met een korte afkorting per soort, niet als lege ruimte. Verlof krijgt afkortingen als VAK (vakantie), CON (congres) en ZIE (ziekte). Vaste vrije dagen staan er als RV (beschermde dag), DD (deeltijddag), EXT (werkt elders) of CD (compensatiedag). Een halve dag staat alleen in de rij van dat dagdeel. Collega's die het teamrooster bekijken, zien elkaars ziekte niet.

Welke afkortingen horen bij verlof?

Goedgekeurd verlof krijgt in het rooster een afkorting die bij het soort verlof hoort:

• VAK: vakantie
• CON: congres
• ZIE: ziekte
• VER: verlof
• VRD: vrije dag (in de aanvraag heet dat "Vrije dag (bereikbaar)")
• OUD: ouderschapsverlof
• OVR: overig

Welke afwezigheid staat er nog meer in?

Ook afwezigheid die niet via een verlofaanvraag binnenkomt, staat in het rooster. Een ziekmelding uit een gekoppeld systeem voor personeelszaken telt als ZIE. Legt de planner een afwezigheid vast in de noodplanning, dan staat die als ZIE bij ziekte en anders als OVR.

Een ziekmelding hoeft niet eerst te worden goedgekeurd. Ook een openstaande ziekmelding telt al als afwezig.

PlanUp gebruikt voor het rooster dezelfde afwezigheid als voor de planning. Wat in het rooster als afwezig staat, wordt dus ook niet ingepland. Er is één uitzondering. Een vrije dag van het soort VRD houdt een bereikbaarheidsdienst niet tegen die op de achtergrond loopt, naast ander werk.

Welke afkortingen horen bij vaste vrije dagen?

Vaste vrije dagen komen uit de beschermde dagen van een medewerker. Ze hebben hun eigen afkortingen:

• RV: beschermde dag;
• DD: deeltijddag;
• EXT: de medewerker werkt die dag elders;
• CD: compensatiedag;
• ZW: zwangerschapsbescherming.

Zo ziet u in één oogopslag het verschil tussen iemand die op vakantie is en iemand die op woensdag altijd vrij is. Een vaste vrije dag met een dagdeel staat alleen in de ochtend- of middagrij. Hoe u die dagen vastlegt, leest u in vaste vrije dagen en deeltijd in het rooster.

Hoe staat een halve dag in het rooster?

In de weergave met een ochtend-, middag- en avondrij staat een goedgekeurde halve dag alleen in de rij van het eigen dagdeel. Een vrije ochtend bezet dus alleen de ochtendrij. U ziet dan dat de middag beschikbaar is. Zie een halve dag verlof aanvragen.

Wat zien medewerkers?

Medewerkers zien het teamrooster alleen als de teaminstelling Teamrooster zichtbaarheid aanstaat. Die staat standaard uit. Zonder deze instelling ziet een medewerker alleen zijn eigen diensten.

In het teamrooster ziet een medewerker zijn eigen ziekte wel, maar die van collega's niet. Hetzelfde geldt voor zwangerschapsbescherming (ZW). De reden die bij de afwezigheid van een collega is ingevuld, blijft ook verborgen. Ander verlof, zoals vakantie of congres, is wel zichtbaar.

In zijn eigen kalender ziet de medewerker een legenda met "Goedgekeurd verzoek", "Goedgekeurd: vrije dag" en "Verzoek in behandeling". Zo ziet hij ook wat nog niet rond is.

Wat ziet de planner?

De planner ziet alle afwezigheid van het team, ook ziekte en de ingevulde reden. In het Vakantie Rooster staan goedgekeurde en aangevraagde verloven per maand bij elkaar. Daar voert de planner ook zelf verlof in, zie verlof invoeren namens een medewerker.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp gebruikt dezelfde afwezigheidsgegevens voor de planning en voor het rooster. Het gaat om verlof, ziekte uit een koppeling met personeelszaken, afwezigheid uit de noodplanning en vaste vrije dagen. Elke soort krijgt een vaste afkorting. In het teamrooster voor collega's laat PlanUp gezondheidsinformatie en de redenen van anderen weg.