Kan PlanUp verlofaanvragen automatisch goedkeuren, of beslist de planner altijd?

Nee, een gewone verlofaanvraag wordt in PlanUp altijd door een planner beoordeeld. Er is geen instelling die vakantie of een vrije dag zonder tussenkomst goedkeurt. Alleen bij congresaanvragen kan een team kiezen voor directe goedkeuring. Verlof dat de planner zelf invoert, is meteen goedgekeurd. En een ziekmelding telt in de planning al als afwezig voordat iemand haar heeft bekeken.

Waarom gaat een gewone verlofaanvraag langs de planner?

Verlof raakt het rooster op manieren die een vaste regel niet altijd ziet. Denk aan een opleidingsweek, een collega die net ziek is of een drukke periode op de operatiekamer (OK). Daarom komt elke aanvraag bij de planner terecht. Hij vindt haar op de pagina Verlofaanvragen, onder "In afwachting". De planners van het team krijgen ook een e-mail.

PlanUp doet wel het voorwerk. Bij het indienen controleert het of de aanvraag overlapt met eerder verlof van dezelfde medewerker. Het team kan ook een vast maximum instellen voor het aantal collega's dat tegelijk vrij mag zijn. Is dat maximum op een van de dagen al bereikt, dan wordt de aanvraag direct geweigerd. De medewerker ziet op welke datums. Ziekte valt daar niet onder. Meer hierover in hoeveel collega's tegelijk met verlof mogen.

Wat gebeurt er met een ziekmelding?

Een ziekmelding gaat ook naar de planner. Het verschil met ander verlof: PlanUp telt een openstaande ziekmelding in de planning al als afwezigheid. Ziekte is een feit, geen verzoek. De medewerker wordt op die dagen dus niet ingepland, ook als de planner nog niet heeft gekeken.

Wanneer wordt een congresaanvraag direct goedgekeurd?

Bij de teaminstelling Wie keurt congresaanvragen goed kiest het team uit drie mogelijkheden:

• De planner keurt altijd goed.
• Direct goedgekeurd, alle congressen.
• Direct goedgekeurd als het congres in het weekend valt, anders de planner.

Ook bij directe goedkeuring gaat een aanvraag soms toch naar de planner. Dat gebeurt in deze gevallen:

• De medewerker staat in die periode op een dienst in het gepubliceerde rooster. Dan is vervanging nodig.
• Het maximum aantal vrije collega's is op een van de dagen al bereikt.
• De medewerker heeft het congres zelf aan de lijst toegevoegd.
• De planner heeft eerder al over deze aanvraag beslist.

Zit iemand in meerdere teams, dan geldt de strengste keuze. Lees verder in congresverlof aanvragen en goedkeuren.

Hoe zit het met afmelden voor een overleg?

Voor vergaderingen meldt een medewerker zich af onder Afmeldingen. Ook die afmelding beoordeelt de planner. Hij ziet daarbij hoeveel mensen er minimaal bij het overleg moeten zijn.

PlanUp kent per activiteit een instelling om afmeldingen zelf goed te keuren, zolang er genoeg mensen overblijven. Die instelling staat standaard uit. In de huidige versie kunt u haar niet in het activiteitenscherm aanzetten. Zie afmelden voor een vergadering of overleg.

Wat geldt voor verlof dat de planner zelf invoert?

De planner kan verlof zelf invoeren in het Vakantie Rooster, bijvoorbeeld na een telefoontje. Dat verlof staat direct op goedgekeurd.

PlanUp toetst ook dan het maximum aantal vrije collega's. Gaat het verlof daarboven, dan vraagt PlanUp om een reden. Staat de medewerker in die periode op diensten, dan vraagt PlanUp eerst om bevestiging voordat het hem van die diensten afhaalt. De medewerker krijgt een e-mail. Zie verlof invoeren namens een medewerker.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp keurt alleen automatisch goed waar de regel het hele verhaal kent. Bij congressen kan dat, omdat PlanUp de gevolgen controleert: diensten in het gepubliceerde rooster en het maximum aantal vrije collega's. Een gewone verlofaanvraag blijft een besluit van de planner. Het voorwerk is dan al gedaan.