Welke rollen zijn er in PlanUp en wat mogen hoofdplanners, planners, medewerkers en externen zien of doen?

PlanUp kent drie rollen: hoofdplanner, planner en medewerker. Hoofdplanners beheren de hele organisatie. Planners plannen en publiceren alleen voor hun eigen teams. Medewerkers zien hun eigen diensten uit gepubliceerde roosters. Wie geen account heeft, zoals een externe waarnemer, kijkt mee via een link.

Hoe zijn de rollen verdeeld?

De rollen werken op twee niveaus. In de organisatie is iemand hoofdplanner of medewerker. De hoofdplanner is de beheerder van de organisatie. Per team kan iemand daarnaast planner zijn. Dat heet ook wel locatieplanner.

Wat mag een hoofdplanner?

Een hoofdplanner heeft toegang tot de hele organisatie: alle teams, locaties, instellingen en het abonnement. Een aantal onderdelen is alleen voor hoofdplanners:

• de koppelingen met Loket, AFAS en Nmbrs, en de agendakoppeling voor de hele organisatie,
• de privacypagina, met de volledige export en het verwijderen van de organisatie,
• het abonnement,
• de urenexport en de kosten van de flexpool,
• locaties, medische rollen en de import van eerdere roosters,
• het overzicht van afwijkingen van regels,
• het blok Toegang op de teampagina, waarmee iemand toegang tot een team krijgt.

Wat mag een planner?

Een planner krijgt die rol per team. Zo kan iemand planner zijn voor de arts-assistenten, zonder het team van de specialisten te beheren. Voor zijn eigen teams maakt een planner roosters, past ze aan en publiceert ze. Hij handelt ook verlof af.

Een planner ziet het activiteitenlog alleen voor zijn eigen teams. Een hoofdplanner ziet alles.

Een planner kan de toegang van een teamlid intrekken. Dat kan alleen bij mensen die uitsluitend in zijn eigen teams werken.

Wat ziet een medewerker?

Medewerkers werken in het medewerkersportaal. Daar zien zij hun eigen diensten. Ze vragen er verlof aan, ruilen diensten en stellen vragen aan de assistent. Medewerkers zien alleen gepubliceerde roosters. Concepten zijn er alleen voor planners en hoofdplanners.

Ziet een medewerker ook het rooster en het activiteitenlog van het team? Dat bepaalt het team met de instelling Teamrooster zichtbaarheid. Staat die uit, dan ziet een medewerker alleen zijn eigen planning. Enkele gebeurtenissen in het log zijn altijd alleen voor beheerders. Een voorbeeld is een wijziging in de planningsinstellingen van het team.

De assistent volgt dezelfde rechten. Een medewerker krijgt via de assistent dus ook geen concepten te zien.

Hoe kijken mensen zonder account mee?

Voor wie geen account heeft, zijn er twee soorten links:

• Gastlinks voor een team. Ze hebben een vervaldatum en kunnen beperkt zijn tot bepaalde soorten activiteiten. Elke keer dat de link wordt bekeken, legt PlanUp dat vast.
• Beschikbaarheidslinks voor externen en waarnemers. Daarmee geven zij hun beschikbaarheid door. Staat het team het toe, dan schrijven zij zich ook in op open diensten.

Trek de toegang in bij vertrek

Vertrekt iemand, dan trekt u de toegang in. Het account wordt dan uitgezet. Daarna gebeurt het volgende:

• inloggen kan niet meer,
• een lopende sessie stopt bij de volgende klik,
• openstaande uitnodigingen vervallen,
• de persoonlijke agendalink toont geen rooster meer.

PlanUp legt het intrekken vast in het activiteitenlog. Een hoofdplanner of de betrokken planner kan de toegang weer herstellen. Uw eigen toegang kunt u niet intrekken.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp scheidt het beheer van de organisatie van de planning per team. Planners zien en beheren alleen hun eigen teams. Medewerkers krijgen alleen gepubliceerde informatie. Het team bepaalt of collega's elkaars rooster zien. Wie wat veranderde, leest u terug in het activiteitenlog.