Integraties, gegevens en privacy
Koppelingen met agenda en salarissysteem, export van uren, rollen en rechten, en het logboek van wijzigingen.
Een rooster staat niet op zichzelf. Diensten moeten in de agenda, uren gaan naar de salarisadministratie en medewerkers komen uit het personeelssysteem. Tegelijk gaat het om persoonsgegevens. Op deze pagina leest u welke koppelingen PlanUp heeft en hoe het met gegevens en toegang omgaat. Ze is bedoeld voor planners en voor de ICT- of privacyfunctionaris.
Welke koppelingen zijn er?
Medewerkers zien hun diensten in hun eigen agenda. Ze koppelen hun Google- of Outlook-agenda, of abonneren hun agenda-app op een persoonlijke link. Diensten uit gepubliceerde roosters verschijnen dan vanzelf. Lees meer in diensten in Google of Outlook.
Voor personeelsgegevens is er een koppeling met AFAS. PlanUp haalt daar onder meer medewerkers, verlof en verzuim op. Voor de salarisadministratie exporteert PlanUp per periode de uren per soort, zoals nacht, weekend of feestdag. Zie uren exporteren voor salaris.
PlanUp koppelt niet met een ziekenhuisinformatiesysteem en vraagt geen patiëntgegevens. Lees verder bij wat PlanUp niet doet.
Wie ziet wat, en wat wordt vastgelegd?
Toegang hangt af van de rol. Een hoofdplanner beheert de hele organisatie. Een planner beheert alleen de eigen teams. Een medewerker ziet zijn eigen rooster uit gepubliceerde roosters. Externen kijken mee via een link, tot een vervaldatum. Zie rollen en rechten.
Organisaties delen dezelfde software en database. Elk gegeven hoort bij één organisatie. PlanUp filtert elk verzoek op die organisatie en test dat gegevens van anderen onbereikbaar zijn.
PlanUp legt wijzigingen in het rooster vast in een activiteitenlog. U filtert op team, soort, persoon en periode. Toewijzingen die afwijken van een regel staan apart, met de reden. Lees meer in terugzien wie wat veranderde.
Hoe regelt u inzage en verwijdering?
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft medewerkers onder meer recht op inzage en verwijdering. Hoe PlanUp daarmee omgaat, beschrijven wij in artikelen die nog worden gecontroleerd. Tot die tijd kunt u uw vragen stellen in een kennismakingsgesprek.
De artikelen over waar gegevens staan en welke gegevens naar externe diensten gaan, worden nog gecontroleerd.
Wat beslist u zelf?
U kiest welke koppelingen u gebruikt en wie welke rol krijgt. U bepaalt met wie u een gastlink deelt. Wilt u stoppen, dan exporteert u uw gegevens in leesbare bestanden.
Alle vragen over integraties, gegevens en privacy
- Welke rollen zijn er in PlanUp en wat mogen hoofdplanners, planners, medewerkers en externen zien of doen? Hoofdplanners beheren de hele organisatie, planners alleen hun eigen teams. Medewerkers zien hun eigen diensten uit gepubliceerde roosters. Externen kijken mee via een link.
- Wat kan PlanUp niet, bijvoorbeeld koppelen met het ziekenhuisinformatiesysteem of salarissen berekenen? PlanUp is roostersoftware. Het koppelt niet met een ziekenhuisinformatiesysteem, vraagt geen patiëntgegevens, berekent geen salarissen en laat geen taalmodel het rooster bepalen.
- Kan ik in PlanUp de gewerkte uren per medewerker exporteren, inclusief nacht-, weekend- en feestdaguren? Ja. PlanUp maakt per periode een bestand met per dienst de uren en de soort: regulier, nacht, weekend, feestdag of dienst. U kiest geplande uren of uren na bevestigde aanwezigheid.
- Kan PlanUp medewerkers, dienstverbanden en verlof ophalen uit AFAS of Nmbrs? Ja, uit AFAS. PlanUp haalt elke nacht en op verzoek werknemers, dienstverbanden, verlof, verzuim en verlofsaldi op. Voor Nmbrs is dezelfde koppeling gebouwd, maar nog niet beproefd.
- Hoe werkt betalen voor een PlanUp-abonnement, en via welke betaalmethoden? U betaalt per jaar via de betaaldienst Mollie, met iDEAL of creditcard. Een hoofdplanner start het abonnement in PlanUp. Daarna verlengt het jaarlijks, waar mogelijk met automatische afschrijving.
- Kan PlanUp de gewerkte uren van medewerkers doorzetten naar Loket voor de salarisverwerking? Ja. De Loket-koppeling stuurt per maand de uren per soort naar Loket. U ziet eerst een voorbeeld en verstuurt zelf. Een bestand in Loket-indeling kan ook.
- Kan ik mijn diensten uit PlanUp automatisch in mijn Google-agenda, Outlook of Apple-agenda zien? Ja. U koppelt uw Google- of Outlook-agenda, of u abonneert uw agenda-app op een persoonlijke agendalink. Diensten uit gepubliceerde roosters verschijnen dan vanzelf.
- Kan ik in PlanUp terugzien wie een dienst heeft gewijzigd, van een regel is afgeweken of een rooster heeft gepubliceerd? Ja. PlanUp legt wijzigingen vast in een activiteitenlog dat u filtert op team, soort, persoon en periode. Afwijkingen van regels staan apart, met de reden erbij.