Hoe legt u in PlanUp vast wie welke vaardigheid of bevoegdheid heeft, en tot wanneer die geldig is?

U legt vaardigheden in twee stappen vast. Eerst maakt u in de Vaardighedencatalogus een vaardigheid aan, zoals een subspecialisatie of certificaat. Daarna koppelt u die aan medewerkers, met een niveau van 1 tot 10 en zo nodig een einddatum. Na die einddatum plant de roostergenerator de persoon niet meer in op activiteiten waarvoor de vaardigheid verplicht is. Medewerker en planner krijgen vooraf een melding.

Wat is het verschil tussen een vaardigheid en een functie?

Een functie zegt wat iemand is: specialist, physician assistant of arts in opleiding tot specialist (AIOS). Een vaardigheid zegt wat iemand kan of mag. Denk aan een subspecialisatie, een bevoegdheid voor een bepaalde ingreep of een certificaat.

Iemand heeft één functie, maar kan meerdere vaardigheden hebben. Elke vaardigheid heeft een eigen niveau en geldigheid. Hoe u functies instelt, leest u in functies en rolvereisten instellen.

Maak een vaardigheid aan

In de Vaardighedencatalogus legt u de vaardigheden vast die u aan medewerkers en activiteiten wilt koppelen. Per vaardigheid geeft u een naam, een categorie en eventueel een beschrijving. Gebruikt u een vaardigheid niet meer, dan zet u haar op inactief of verwijdert u haar.

Leg het niveau en de einddatum per medewerker vast

Per medewerker legt u vast welke vaardigheden hij heeft. Daarbij horen drie gegevens:

• het niveau, van 1 tot 10;
• de datum waarop iemand gecertificeerd is;
• de einddatum, als de vaardigheid verloopt.

Kiest u geen niveau, dan is het 5. U kunt ook een omschrijving kiezen: beginner telt als 3, competent als 5, gevorderd als 7 en expert als 10.

De vaardigheid geldt tot en met de einddatum. Een vaardigheid zonder einddatum blijft geldig tot u haar weghaalt.

Hoe ziet u waar een gat dreigt?

Het tabblad Vaardighedenmatrix zet de leden van uw teams tegen de actieve vaardigheden. In elke cel ziet u het niveau en de einddatum. Er zijn drie statussen:

• Geldig;
• Verloopt binnenkort: binnen 60 dagen;
• Verlopen.

Zo ziet u in één oogopslag waar een gat dreigt. Bijvoorbeeld als twee van de drie mensen met dezelfde bevoegdheid binnen een paar maanden verlopen.

Wat doet de einddatum in het rooster?

Bij een activiteit kunt u een vaardigheid verplicht stellen, met een minimumniveau. De roostergenerator plant daar alleen mensen op die de vaardigheid op dat niveau hebben. De vaardigheid moet bovendien op de datum van de activiteit nog geldig zijn.

Ligt de einddatum vóór de dienst, dan valt de persoon voor die dienst af. Blijft een plek daardoor open, dan ziet u dat in de uitleg bij de open plek. De reden is dan "verlopen" of "niveau te laag". Zie waarom een plek open blijft.

Dit hoort bij de vaste regel Kwalificatie-eisen. Die staat standaard op strikt. Een planner kan bij een handmatige toewijzing iemand zonder de vaardigheid toch toewijzen, maar alleen met een reden. Die reden wordt vastgelegd in het logboek.

Wie krijgt een melding voordat een vaardigheid verloopt?

PlanUp controleert elke dag welke vaardigheden binnenkort verlopen. Dat geldt voor teams waarin vaardigheden zijn aangezet. Zestig en dertig dagen voor de einddatum krijgt de medewerker zelf een melding. Daarin staat:

• welke activiteiten de vaardigheid verplicht stellen;
• hoeveel diensten in een gepubliceerd rooster na de einddatum vallen.

De planners van het team krijgen een overzicht van alle vaardigheden die in hun team verlopen. Wordt de einddatum verlengd, dan meldt PlanUp de nieuwe datum op dezelfde manier. Deze meldingen gaan naar eigen medewerkers, niet naar externen.

Wat gebeurt er met BIG-registraties?

Sommige teams gebruiken de documentenchecklist met registraties in het BIG-register. Goedgekeurde registraties worden dan elke maand opnieuw gecontroleerd. Een wijziging of doorhaling verwerkt PlanUp nooit stil. Die gaat ter controle naar de planner.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp behandelt een vaardigheid als een gegeven met een geldigheid, niet als een vinkje. De generator kijkt per dag of iemand de vaardigheid dan nog heeft. Medewerker en planner horen het ruim van tevoren als er iets verloopt. Bij de start zetten wij de vaardigheden en einddatums van uw team in de app. Hoe u een vaardigheid aan een activiteit koppelt, leest u in een activiteit aanmaken.