Hoe vindt u in PlanUp een eerder rooster terug, ook van voordat u met PlanUp werkte?

U vindt eerdere roosters op de pagina Planningen van uw team. Die opent u via Planning Generator in de zijbalk. Een rooster dat door een nieuw rooster is vervangen, blijft daar bewaard. Roosters van vóór PlanUp uploadt u als Excel, CSV of PDF. Na uw controle komen ze per jaar in het archief.

Welke groepen staan op de pagina Planningen?

De pagina heeft vier groepen:

• Actieve planningen: de gepubliceerde roosters die nu gelden. Dit zien medewerkers in hun eigen omgeving.
• Conceptplanningen: gegenereerde roosters die nog niet gepubliceerd zijn. U kunt ze openen, controleren en publiceren. Zie een conceptrooster controleren.
• Geschiedenis: vervangen roosters en roosters die niet zijn afgerond, zoals mislukte of half afgemaakte rondes in de wizard. De lijst toont de tien meest recente.
• Archief (geïmporteerd): roosters die u heeft geïmporteerd, per jaar, met het aantal diensten per rooster. Het archief kunt u alleen lezen.

Wat gebeurt er met een oud rooster als u een nieuw publiceert?

PlanUp gooit een oud rooster niet weg. Valt het oude rooster helemaal binnen de nieuwe periode, dan krijgt het de status vervangen. Het staat dan in de geschiedenis. Begon het oude rooster eerder, dan loopt het tot de dag vóór de nieuwe periode. Dat eerdere deel blijft gewoon zichtbaar voor medewerkers.

De precieze voorwaarden leest u in wat er gebeurt als u een rooster publiceert.

Importeer een oud rooster

Via Historische imports in de zijbalk uploadt u een bestaand of oud rooster. PlanUp accepteert deze bestanden:

• Excel en CSV;
• PDF;
• spreadsheets in OpenDocument-formaat.

Een bestand mag maximaal 10 MB zijn. De datums moeten op of na 1 januari 2020 liggen. U kiest de periode en eventueel de locatie. Kiest u een locatie, dan koppelt PlanUp geen activiteiten van andere locaties.

Het bestand mag een eigen opmaak hebben. PlanUp toont eerst een controlelijst met de herkende toewijzingen. Pas na uw bevestiging komen ze in het archief.

Is een bestand te groot om in één keer te lezen? Splits het dan op, bijvoorbeeld per maand. Een import die u onder het ene team uploadt, blijft vindbaar als u later een ander team kiest. Hoe de import stap voor stap werkt, leest u in oude roosters importeren.

Waarom telt de historie mee?

Het archief is niet alleen om terug te bladeren. Geïmporteerde roosters tellen mee in het dashboard Eerlijkheid. Wie vorig jaar veel weekenden draaide, staat daar met die weekenden. De roostergenerator kan de verdeling van dit jaar daarop afstemmen. Zie eerlijkheid en dienstaandeel bekijken.

Zie wie er iets aan het rooster veranderde

Wilt u ook zien wie er iets veranderde? Dan kijkt een beheerder in de Auditlog in de zijbalk. Daar staan de wijzigingen van planners en beheerders. Denk aan een publicatie, een toewijzing tegen een regel in, een vergrendelde plek of een ruil. U filtert op soort actie, beheerder en periode.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp bewaart elk rooster: actief, concept, vervangen of geïmporteerd. Publiceren vervangt een oud rooster alleen als er niets verloren gaat. Historische roosters komen na uw controle in een archief dat u alleen kunt lezen. Dat archief telt mee in de eerlijke verdeling. Bij de full service implementatie importeren wij uw eerdere roosters voor u.