Wat doet PlanUp voor de eenmalige implementatie van 2.500 euro, en wat valt daar niet onder?

Voor eenmalig 2.500 euro exclusief btw richten wij uw teams en regels in, lezen wij uw medewerkers en eerdere roosters in en testen wij met u of het rooster klopt. De implementatie is altijd full service: wij doen het invoerwerk, u levert de kennis. Het jaarabonnement valt er niet onder, en de beslissing om live te gaan blijft bij u.

Dit artikel gaat over wat wij doen. Wat u zelf aanlevert, staat in wat u nodig heeft om te beginnen. De volgorde van de start staat in de start met PlanUp, stap voor stap.

Wat doen wij voor u?

De implementatie bestaat uit vier blokken werk.

1. Inrichten. Wij maken uw teams aan, meestal met een sjabloon voor uw specialisme. Daarin staan diensten, taken, vergaderingen, functies en subspecialisaties al klaar. Wij passen dat aan op uw situatie: tijden, bezetting, weekdagen en wie welke activiteit mag doen.
2. Inlezen. Wij zetten de medewerkers in PlanUp, met functie, uren, soort contract, dienstpercentage en vaste vrije dagen. Eerdere roosters lezen wij in vanuit Excel, CSV of PDF. Na controle staan ze in PlanUp als archief dat niet meer wijzigt. Ze tellen mee in de eerlijke verdeling.
3. Regels instellen. Wij stellen per team de planningsregels in. Denk aan rust na een dienst, het maximale aantal uren, de weekendverdeling en de arbeidstijdenregels. Waar nodig stellen wij een regel per activiteit anders in. Heeft de vakgroep een afspraak die PlanUp nog niet kent, dan beoordelen wij die als verzoek om een regel op maat.
4. Testen. Wij rekenen proefroosters door voor een echte periode. Met u bekijken wij de open plekken, de verdeling en de waarschuwingen. Klopt iets niet, dan passen wij de instellingen aan. Wij verbeteren het rooster dus niet met de hand.

Wat valt er niet onder?

• Het jaarabonnement. Dat betaalt u apart, per team. Zie wat PlanUp kost.
• Uw kennis en uw keuzes. Wie wat mag en welke afspraken gelden, weet alleen de vakgroep. Wij leggen het vast, u beslist.
• Het besluit om live te gaan. U publiceert het rooster pas als u het goed vindt.
• Een toezegging voor elke regel op maat. Een afspraak die PlanUp nog niet kent, beoordelen wij eerst. Wij beloven vooraf niet dat elke wens wordt gebouwd.

Hoe werkt het invulbestand?

Veel van het werk loopt via één bestand per team, de configuratie-Excel. Op de teampagina staan de knoppen Download configuratie-Excel en Upload ingevulde Excel. Het bestand heeft tabbladen voor de teaminstellingen, de activiteiten, de mensen, de beschermde dagen en de regels. U kunt het zelf invullen of door collega's laten nakijken.

Bij het inlezen toont PlanUp eerst wat er verandert. Pas als u bevestigt, wordt het opgeslagen. Dat gebeurt in zijn geheel of niet: bevat één regel een fout, dan wordt niets opgeslagen. Opmerkingen en voorstellen voor nieuwe regels verzamelt PlanUp apart. Die bespreken wij eerst met u.

Wanneer is de implementatie klaar?

De implementatie is klaar als er een conceptrooster voor een echte periode ligt dat u zou publiceren. Een vaste doorlooptijd noemen wij niet. Die hangt af van hoe snel de gegevens er zijn en hoeveel afspraken de vakgroep heeft.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp ziet de implementatie als werk dat wij doen, niet als handleiding die u moet doorlezen. Sjablonen per specialisme, het invulbestand en het inlezen van eerdere roosters zorgen dat uw bestaande werkwijze erin komt zoals die is. Daarna stelt u alleen nog instellingen bij en laat u het rooster uitrekenen. Hoe u een concept beoordeelt, leest u in een conceptrooster controleren.