Hoe legt u bij de overstap naar PlanUp vast hoe vaak iemand al een feestdag of blokpositie deed, als u daar alleen aantallen van hebt?

U vult per medewerker een beginstand in: het aantal keren dat iemand elke soort feestdag, elke positie in een dienstblok of elke locatie al deed vóór PlanUp. Die aantallen neemt u over uit uw eigen overzicht, bijvoorbeeld een Excel-lijst. Gepubliceerde roosters in PlanUp tellen er daarna vanzelf bij. Zo begint de verdeling niet op nul, maar waar uw vakgroep gebleven was.

Een beginstand is bedoeld voor aantallen, niet voor hele roosters. Hebt u de oude roosters zelf nog, met datums en namen? Dan kunt u die inlezen als archief. Lees daarover eerdere roosters inlezen als archief.

Waarom hebt u een beginstand nodig?

Op de eerste dag weet PlanUp niet wie de afgelopen jaren Kerst had, of wie vaak de zware positie in het weekendblok draaide. Zonder beginstand behandelt PlanUp iedereen als gelijk. Wie al jaren de zware feestdagen deed, kan ze dan opnieuw krijgen. De beginstand voorkomt dat.

Waar vult u de beginstand in?

De beginstand hoort bij de regel Eerlijke verdeling ongewenste diensten, die standaard uit staat. U vindt hem bij de planningsregels van het team. Er zijn drie tabellen.

1. Beginstand feestdagen per medewerker (keren per soort). De kolommen zijn Nieuwjaar / Oud en Nieuw, Goede Vrijdag, Pasen, Koningsdag, Bevrijdingsdag, Hemelvaart, Pinksteren, Kerst en Overig. Deze tabel telt mee als u Feestdagen per soort over de jaren verdelen aanzet.
2. Beginstand blokposities per medewerker (keren per positie). Elk actief dienstblok-sjabloon krijgt een kolom per positie, bijvoorbeeld A, B en C van een weekendblok. Deze tabel telt mee als u Dienstblokken per positie eerlijk verdelen aanzet.
3. Beginstand dagen per locatie per medewerker. Denk aan thuiswerkdagen. Deze tabel telt mee voor de locaties die u kiest bij Locaties waarvan de dagen gelijk per FTE worden verdeeld. FTE staat voor fulltime-equivalent.

Hoe vult u de tabel in?

• Elke tabel heeft een rij per actief teamlid.
• In elk vakje vult u een heel getal in, van 0 tot en met 99.
• Een leeg vakje telt als 0.
• Getallen van medewerkers die niet meer in de lijst staan, blijven bij het opslaan bewaard.

Tel niets dubbel

PlanUp telt wat er in PlanUp gebeurt vanzelf bij de beginstand op:

• bij feestdagen de gepubliceerde feestdagdiensten van het team, ook uit een ingelezen archief;
• bij blokposities de dienstblokken die in PlanUp staan;
• bij locaties de gepubliceerde roosters van het afgelopen jaar.

Vul de beginstand dus alleen in voor de tijd vóór PlanUp. Hebt u al roosters in PlanUp gepubliceerd of ingelezen? Tel die dan niet nog eens mee. Anders lijkt het alsof iemand meer deed dan in werkelijkheid.

Vul de beginstand stap voor stap in

1. Zoek uw huidige overzicht erbij, bijvoorbeeld de Excel-lijst met feestdagen.
2. Bepaal vanaf welke datum PlanUp het overneemt.
3. Vul per medewerker de aantallen in tot die datum.
4. Zet in de regel de bijbehorende verdeling aan.

Wat doet PlanUp met de beginstand?

Bij feestdagen telt PlanUp per medewerker de beginstand op bij de gepubliceerde feestdagdiensten. Wie een soort feestdag vaker deed, krijgt die soort minder snel opnieuw. Meer daarover leest u in feestdagdiensten eerlijk verdelen. Blokposities verdeelt PlanUp naar rato van het dienstaandeel. Zie ook weekendblokken en nachtreeksen roosteren.

Het is een zachte regel: bij krapte gaat de bezetting voor. De verdeling kan dan afwijken, maar de geschiedenis weegt mee.

Geldt de beginstand ook voor het jaarsaldo?

Nee. Het jaarsaldo over de afgelopen 365 dagen heeft geen beginstand om in te vullen. Het komt uit gepubliceerde en ingelezen roosters, en voor perioden zonder roosterdiensten uit de tellingen van een activiteitenexport van AFAS. Wilt u de afgelopen maanden in het jaarsaldo meenemen? Lees dan die roosters in. Hoe ver elk onderdeel terugkijkt, leest u in eerlijk verdelen over meerdere jaren.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp laat u de bestaande verdeling per medewerker invullen, voor feestdagen, blokposities en locaties. Daarna telt het de roosters in PlanUp er vanzelf bij. Zo sluit de eerlijke verdeling aan op wat uw vakgroep al deed, ook als u alleen aantallen hebt bewaard.

Voor de technisch geïnteresseerde

De drie tabellen horen bij de optionele regel Eerlijke verdeling ongewenste diensten (X-28).