Hoe stapt u over van een rooster in Excel naar PlanUp zonder alles opnieuw in te typen?

U stapt in drie stappen over van Excel naar PlanUp. Eerst legt u uw team vast in een Excel-werkmap van PlanUp en leest u die in. Daarna importeert u uw oude roosters als historie. Tot slot laat u PlanUp een concept berekenen en vergelijkt u dat met uw laatste eigen rooster.

Dit artikel geeft het overzicht van de overstap. De details van de werkmap staan in teaminstellingen in Excel bewerken en inlezen.

Stap 1: leg uw team vast

In een Excel-rooster zit veel kennis die nergens is opgeschreven. Wie werkt deeltijd? Wie is op woensdag vrij? Welke activiteit vraagt een bepaalde bevoegdheid? In PlanUp worden dat vaste instellingen.

Die hoeft u niet per scherm in te voeren. Op de pagina Team bewerken downloadt u met Download configuratie-Excel een werkmap. Die heeft tabbladen voor:

• de instellingen van het team;
• de activiteiten, zoals diensten, poli's, operaties en vergaderingen;
• de mensen;
• de vaste vrije dagen;
• de roosterregels;
• het opleidingsprogramma, alleen bij teams met arts-assistenten of rotaties.

De werkmap bevat instructies, een legenda en keuzelijsten. U hoeft dus geen waarden te verzinnen. U vult hem in en uploadt hem met Upload ingevulde Excel.

PlanUp toont eerst een voorbeeld van alle wijzigingen. Pas als u bevestigt, wordt er iets opgeslagen. Bevat één rij een fout, dan wordt niets doorgevoerd. Opmerkingen, voorstellen voor nieuwe regels en het opleidingsprogramma past PlanUp niet automatisch toe. Die worden apart getoond om te bespreken.

Stap 2: importeer uw oude roosters als historie

Een eerlijke verdeling kijkt terug. Wie het afgelopen jaar veel weekenden of feestdagen werkte, hoort dat in het nieuwe rooster terug te zien. Daarom kunt u bestaande roosters importeren als historisch archief, vanaf 1 januari 2020.

U uploadt een Excel-, CSV- of PDF-bestand. U kiest de periode en eventueel de locatie. Daarna controleert u het resultaat voordat het wordt opgeslagen. Namen die PlanUp niet herkent, koppelt u zelf aan een teamlid.

Wat PlanUp met die historie doet, leest u in telt de dienstverdeling van vorig jaar mee.

Stap 3: bereken een concept en vergelijk

Staan team en historie klaar, dan laat u PlanUp een concept berekenen. Leg dat naast uw laatste Excel-rooster. Klopt de bezetting? Is de verdeling herkenbaar? Zijn er regels die u anders wilt? Pas de instellingen aan en bereken opnieuw. Pas als het concept klopt, publiceert u.

Kunt u Excel blijven gebruiken?

Ja. U kunt een rooster als Excel- of PDF-bestand exporteren voor wie dat gewend is. En de werkmap blijft een handige manier om veel instellingen tegelijk te wijzigen.

Let wel: de werkmap bevat persoonsgegevens van uw team, zoals e-mailadressen en geboortedata. Bewaar en deel hem daarom net zo zorgvuldig als andere personeelsgegevens.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp zet de kennis uit uw spreadsheet om in teaminstellingen, via een werkmap met een voorbeeld vooraf. Uw oude roosters gaan mee als historie. Daarna rekent PlanUp het rooster door binnen uw regels. Waarin dat verschilt van een rooster in Excel, leest u in het verschil tussen een rooster in Excel en een berekend rooster. Bij de full-service implementatie doet het PlanUp-team deze stappen samen met u; zie wat de full-service implementatie inhoudt.