Wat is voor een planner het verschil tussen een rooster maken in Excel en een rooster laten berekenen?

In Excel bent u zelf de rekenmachine: u bewaakt elke regel zelf. Bij een berekend rooster krijgt een rekenmodule de regels als voorwaarden mee en zoekt zelf een verdeling die eraan voldoet. Zachte wensen weegt zij tegen elkaar af. Moet een regel toch wijken, dan staat dat zichtbaar bij het rooster.

De rekenmodule is het onderdeel van PlanUp dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Dit artikel gaat over wat dat voor u als planner verandert. Hoe het rekenen zelf werkt, leest u in het artikel over de rekenmodule (zie de verwante artikelen).

Wat doet Excel wel en niet?

Een spreadsheet is een raster met vakjes. U kunt er kleuren, formules en voorwaardelijke opmaak in stoppen. Veel planners hebben daar knappe dingen mee gebouwd.

Het raster zelf weet echter niets van rusttijden, bevoegdheden of verlof. Elke controle heeft iemand er zelf in gebouwd. En elke uitzondering vraagt om een nieuwe formule of kolom.

De gevolgen kent iedere planner:

• Een ruil in week 3 heeft gevolgen in week 4, die u pas ziet als iemand belt.
• Eerlijkheid over het jaar is lastig bij te houden. Wie had de vorige kerst?
• Sluit het rooster niet, dan ziet u een leeg vakje, maar niet waarom het leeg is.

Wat doet een rekenmodule anders?

Een rekenmodule beschrijft het rooster als een rekenprobleem met voorwaarden. Elke combinatie van persoon, dag en activiteit is een keuze. De regels die uw team aan heeft staan, worden harde of zachte voorwaarden.

Een harde regel mag niet worden geschonden. Een voorbeeld is: geen inzet tijdens goedgekeurd verlof. Een zachte regel kost strafpunten als hij niet lukt. Een voorbeeld is: weekenden gelijk verdelen.

De rekenmodule zoekt het rooster met de laagste score. Open plekken wegen daarbij het zwaarst. Zij rekent voor alle mensen en alle weken van de periode tegelijk, niet week voor week.

Wat ziet u als niet alles past?

Het grootste verschil merkt u als het krap wordt. In Excel schuift u tot het lijkt te passen. Sneuvelt er onderweg een regel, dan ziet niemand dat. In PlanUp ziet u het wel, op drie manieren:

• Versoepelde regels. Is er met alle harde regels geen rooster mogelijk, dan zet PlanUp een vaste reeks minder belangrijke regels een voor een uit. Dat staat bij het rooster onder Regels versoepeld voor haalbaarheid. Rust en compensatie na een dienst en het verbod op overlappende activiteiten worden nooit versoepeld.
• Noodventiel per regel. Bij een aantal harde regels staat standaard een noodventiel aan. Kan zo'n regel echt niet, dan mag de rekenmodule hem bij hoge uitzondering breken. Dat ziet u in de roostersamenvatting als harde regelschending, met het advies die voor het publiceren te controleren. U kunt het noodventiel per regel uitzetten.
• Wat de bezetting beperkt. De samenvatting noemt de regels die naar schatting de meeste plekken tegenhouden.

Wat controleert PlanUp voor het publiceren?

Voordat u publiceert, controleert PlanUp het rooster nog een keer. Onmogelijke situaties houden de publicatie tegen tot ze zijn opgelost. Voorbeelden zijn een dienst tijdens verlof, of dubbel ingepland staan in een ander team. De meeste andere waarschuwingen, zoals een open dienst, moet u eerst bevestigen voordat u kunt publiceren.

Is Excel dan waardeloos?

Nee. Veel teams gebruiken Excel voor overzichten. PlanUp exporteert roosters als Excel- of PDF-bestand. Ook de teaminstellingen kunt u als Excel-werkmap downloaden, bewerken en weer inlezen. Het verschil zit dus niet in het bestandsformaat. Het zit in de vraag wie het rekenwerk doet en wie de regels bewaakt.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp zet uw teamregels om in harde en zachte voorwaarden. De rekenmodule berekent het rooster voor de hele periode. Moet een regel wijken, dan staat dat bij het rooster. De controle voor publicatie houdt onmogelijke situaties tegen. U blijft de planner die beslist, maar u hoeft niet meer alles zelf na te rekenen. Hoe u de overstap maakt, leest u in van Excel naar PlanUp overstappen.