Hoe legt een vakgroep vast welke artsen bevoegd zijn voor welke dienst, OK of poli?

U legt per activiteit vast wie hem mag doen, in drie lagen: de rollen die de activiteit vraagt, de verplichte vaardigheden met een minimumniveau, en eventuele uitzonderingen per persoon. PlanUp toetst elke toewijzing daaraan. Dat geldt bij automatisch roosteren, als u zelf toewijst, bij een ruil en bij de noodplanning.

Laag 1: stel de rollen in

Bij elke activiteit kiest u welke medische rollen hem mogen doen. Bijvoorbeeld chirurg en fellow voor een operatiekamer (OK). Of een arts in opleiding tot specialist (AIOS) en een arts niet in opleiding tot specialist (ANIOS) voor een afdelingsdienst. Een activiteit zonder rol-eis staat open voor iedereen in het team.

De rol van een medewerker is zijn functie in PlanUp. Rollen beheert u zelf: voor de hele organisatie of voor één team. Hoe u dat instelt, leest u in functies en rolvereisten instellen.

Soms is de ene rol in de praktijk gelijk aan een andere. PlanUp kent daarvoor een paar vaste gelijkstellingen: een fellow telt als chirurg, en een ANIOS of arts-assistent telt als AIOS. Die gelden zonder verdere instelling.

Met de regel Rol-equivalenties (standaard uit) legt u extra paren vast, in de vorm 'Rol A telt als Rol B'. Dat kan voor het hele team of per activiteit. Een instelling per activiteit gaat voor.

Laag 2: stel de vaardigheden in

Een rol is vaak te grof. Niet elke chirurg doet vaatchirurgie. Niet elke AIOS mag al zelfstandig een bepaalde ingreep doen. Daarom koppelt u vaardigheden aan een activiteit:

• Verplicht of optioneel. Alleen een verplichte vaardigheid is een harde eis.
• Minimumniveau. Een niveau van 1 tot 10. Een medewerker met een lager niveau komt er niet op.
• Geldigheid. Een vaardigheid van een medewerker kan een vervaldatum hebben. Na die datum telt zij niet meer.

De vaardigheidseis valt onder de vaste systeemregel Kwalificatie-eisen. Die staat standaard op Strikt. Zet u Noodvulling toestaan bij tekort aan, of Strikt uit, dan houdt een ontbrekende vaardigheid niemand meer tegen. Dan moet u zelf scherp kijken wie er staat.

Meer over niveaus en vervaldatums leest u in vaardigheden en hun geldigheid vastleggen. Hoe u dit inzet voor de groei van arts-assistenten, staat in het bekwaamheidsniveau per ingreep vastleggen.

Laag 3: leg uitzonderingen per persoon vast

Soms past de regel niet op één persoon. Per activiteit kunt u een medewerker:

• altijd uitsluiten, ook als rol en vaardigheid kloppen;
• toch toelaten met een bekwaamverklaring: een reden, een verantwoordelijk specialist uit het team en een einddatum.

Zo'n bekwaamverklaring overbrugt een ontbrekende rol of vaardigheid. Verlof, ziekte of een stagegrens overbrugt zij nooit. Een co-assistent kan er geen krijgen. Hoe dat zit, leest u in een bekwaamverklaring vastleggen.

Geldt de toets overal hetzelfde?

Ja. PlanUp beschrijft geschiktheid op één plek. Die toets draait:

• bij het automatisch roosteren, om te bepalen wie in aanmerking komt;
• als u zelf een plek vult;
• als een medewerker zich inschrijft op een open dienst;
• bij voorstellen voor vervanging in de noodplanning;
• bij het afleiden van assistentenplekken uit het specialistenrooster.

Elke wijziging met de hand, ook een ruil, wordt bij het opslaan nog eens aan deze toets gehouden. Een bevoegdheid die u bij de activiteit vastlegt, geldt dus in elk scherm.

Bij de activiteit ziet u een lijst met geschikte en niet-geschikte medewerkers, met de reden per persoon.

Wie gaat voor als meer mensen het mogen?

Dat is een andere vraag. Onder de mensen die een activiteit mogen doen, kunt u een voorkeursvolgorde opgeven. Dat leest u in wie als eerste op een activiteit komt.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp combineert rollen, verplichte vaardigheden met een niveau en een vervaldatum, en uitzonderingen per persoon tot één geschiktheidstoets. Die toets is de poort voor elke toewijzing. Met de regels voor gelijkstelling van rollen en voor kwalificatie-eisen stemt u de strengheid per team af.

Lees ook waarom iemand niet ingepland kan worden.

Voor de technisch geïnteresseerde

Rol-equivalenties is regel X-18. Kwalificatie-eisen is systeemregel SYS-02.