Hoe plant u iemand in op een activiteit waarvoor hij formeel de rol of vaardigheid mist, maar wel bekwaam is verklaard?

U legt bij de activiteit een bekwaamverklaring vast voor één medewerker, met een reden, een verantwoordelijk specialist en een einddatum. Tot en met die datum mag de medewerker die activiteit doen, ook als zijn rol of een verplichte vaardigheid formeel niet past. Verlof, ziekte, een dubbele boeking en een stagegrens heft de verklaring niet op.

Een bekwaamverklaring is dus een tijdelijke uitzondering. Wilt u blijvend vastleggen hoe ver een arts-assistent is, dan gebruikt u een niveau per vaardigheid. Dat leest u in het bekwaamheidsniveau per ingreep vastleggen.

Waarom heeft een uitzondering een vaste vorm nodig?

Niet alles past in rollen en vaardigheden. Denk aan een ervaren arts niet in opleiding tot specialist (ANIOS) die al jaren een bepaalde poli doet. Of aan een arts in opleiding tot specialist (AIOS) die na een beoordeling een ingreep zelfstandig mag doen.

Zonder vastlegging zijn dat losse afspraken. Met een bekwaamverklaring weet iedereen wie het besloot, waarom en tot wanneer. Het afgeven en het intrekken komen in het auditlog.

Leg de verklaring vast

Bij de activiteit ziet u een lijst met geschikte en niet-geschikte medewerkers. Bij iemand die niet geschikt is, kiest u Toch geschikt maken. Daarna vult u een kort formulier in. PlanUp controleert vier punten:

1. Reden: verplicht, in eigen woorden.
2. Einddatum: verplicht, en niet in het verleden.
3. Verantwoordelijk specialist: verplicht. Het moet een specialist van het team zijn, volgens de rollen die het team als specialist heeft ingesteld.
4. Geen co-assistent: een co-assistent kan geen bekwaamverklaring krijgen.

Ontbreekt een van deze gegevens, dan slaat PlanUp de verklaring niet op. Later intrekken kan met Bekwaamverklaring intrekken. Loopt een verklaring binnenkort af, dan ziet u dat in het teamoverzicht bij de medewerker.

Wat overbrugt de verklaring wel?

• De rol van de medewerker past niet bij de rol die de activiteit vraagt.
• Een verplichte vaardigheid ontbreekt, is te laag of is verlopen.
• Een gewone beschermde dag.

Wat blijft ook met een verklaring gelden?

Deze grenzen gaan over beschikbaarheid en bescherming:

• goedgekeurd verlof of ziekte;
• buiten de datum van in- of uitdiensttreding, of geen actief lid van het team;
• al ingepland in een ander team op dat moment;
• uitdrukkelijk uitgesloten van deze activiteit;
• zwangerschaps- of leeftijdsbescherming;
• een vaste vrije deeltijddag, een compensatiedag of een externe dag.

Deze grenzen gaan over diensten en de opzet van de activiteit:

• een dienstaandeel van nul, of 'niet beschikbaar voor diensten';
• een stagegrens: de medewerker loopt op die datum een andere stage dan die waar de activiteit bij hoort;
• een vaste groep medewerkers op de activiteit;
• een voorwaardelijke dienst die een specialisme eist.

Ook de grenzen van de arbeidstijden blijven gelden. De verklaring geldt per datum. Na de einddatum geldt weer de gewone toets. De medewerker komt dan niet meer vanzelf op de activiteit.

Wat ziet u bij het publiceren?

Berust een inzet in het rooster op een bekwaamverklaring, dan meldt PlanUp dat bij het publiceren. Per inzet ziet u de medewerker, de activiteit, de reden, de verantwoordelijk specialist en de einddatum. U bevestigt elke inzet. Zo publiceert niemand ongemerkt een rooster waarin iemand buiten zijn rol of vaardigheid werkt.

Wanneer kiest u iets anders dan een verklaring?

Voor één concrete plek kan een planner ook toch iemand toewijzen, met een reden die in het auditlog komt. Dat is bedoeld voor een eenmalige situatie.

De bekwaamverklaring geldt voor een periode en voor alle plekken van die activiteit. Ook de rekenmodule houdt er rekening mee. Dat is het onderdeel dat het rooster doorrekent binnen uw regels.

Bij dezelfde lijst kunt u geschikte medewerkers ook een prioriteit geven: wie de rekenmodule bij voorkeur eerst kiest. Zie wie als eerste op een activiteit komt.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp maakt van een uitzondering een vastgelegde, tijdelijke verklaring met een reden, een verantwoordelijk specialist en een einddatum. De verklaring opent alleen de deur die rol en vaardigheid dichthouden. De grenzen rond beschikbaarheid, bescherming, vaste groep en stage blijven staan. Bij publiceren bevestigt u elke inzet die erop berust.

Lees ook hoe u vastlegt wie welke activiteit mag doen.

Voor de technisch geïnteresseerde

De vaste groep medewerkers op een activiteit is regel X-38 (Vaste pool per activiteit). De voorwaardelijke dienst is regel X-40.