Hoe plant u een activiteit in die niet elke week op dezelfde dag valt, zoals een maandelijkse sessie of losse datums?

U plant zo'n activiteit met een herhaling per maand, met losse datums, met een extra dag in de capaciteitskalender of als flexibele activiteit. Welke manier past, hangt af van één vraag. Kent u de datum al, of weet u alleen hoeveel er in een week moet gebeuren?

Kent u de datums? Kies de juiste herhaling

Bij elke activiteit legt u onder Herhaling vast hoe vaak ze voorkomt. Naast Dagelijks en Wekelijks zijn er opties voor alles wat niet elke week gelijk is:

• Tweewekelijks en Elke N weken, met een startweek. Daarover gaat het artikel over wisselende patronen per week.
• Maandelijks: u kiest een Weekdag en bij Welke week van de maand één of meer weken. Bijvoorbeeld de eerste en de derde dinsdag.
• Eenmalig: één datum.
• Specifieke datums: een lijst met losse datums. Na elke gekozen datum verschijnt een nieuw veld. Dat is handig als het ziekenhuis sessies per datum doorgeeft.

Bij eenmalige en specifieke datums kijkt PlanUp alleen naar die datums. Staan er geen datums in, dan levert de activiteit geen enkele sessie op. Dat geldt ook voor een maandelijkse herhaling zonder weekdag of zonder gekozen week. Ziet u geen sessies, dan ontbreekt er dus iets.

Voeg een losse dag toe buiten het ritme

Vaak heeft een activiteit wel een ritme, maar komt er af en toe een dag bij. U hoeft het ritme dan niet te wijzigen. Open de capaciteitskalender, kies de weergave Per dag en klik op die ene datum. De kalender toont die dag als open, buiten het ritme. Ook in de weekweergave kunt u dagen aanvinken die niet in het ritme staan.

Twee grenzen zijn goed om te kennen:

• Een feestdag of een dag waarop de activiteit niet werkt, kunt u niet openen. De kalender noemt dan de reden.
• Een weekprofiel is een sjabloon voor een week, bijvoorbeeld voor de zomer. Het legt alleen dagen vast voor activiteiten met een dagelijks of wekelijks ritme. Een maandelijkse of tweewekelijkse activiteit past u per week aan in de kalender zelf.

Ook de planningswizard helpt. In de stap Capaciteit per week verhoogt u het aantal sessies voor de periode die u maakt. Extra sessies vallen dan op dagen buiten het eigen ritme van de activiteit. Die stap heeft ook een weergave per dag. Daar zet u een losse datum open of dicht.

Weet u alleen hoeveel? Maak de activiteit flexibel

Sommig werk moet gebeuren maar heeft geen vaste dag. Denk aan administratie, onderzoekstijd of een scopiedag. Dan is een flexibele activiteit vaak de beste keuze.

U vult de flexibele uren per week in. De rekenmodule verdeelt die uren over de medewerkers die de activiteit mogen doen. De rekenmodule is het onderdeel van PlanUp dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Zij kiest de best passende dag en het best passende dagdeel.

Met de frequentie bepaalt u hoe streng dat is: indien mogelijk, minimaal of exact. Dat kan per week of per maand. Alles daarover leest u in flexibele activiteiten met uren per week.

Een flexibele activiteit staat niet als rij in de capaciteitskalender. Ze volgt haar eigen weekdagen. Op feestdagen wordt ze niet gepland, tenzij u de activiteit op feestdagen laat draaien. Moet ze in een week minder of niet worden gepland? Verlaag dat dan in de wizardstap Capaciteit per week. Verhogen kan daar niet. Dat doet u via de flexibele uren zelf.

Welke manier kiest u?

1. Kent u de datum vooraf? Gebruik specifieke datums of een herhaling per maand.
2. Heeft de activiteit een ritme met af en toe een uitzondering? Gebruik de capaciteitskalender.
3. Weet u alleen hoeveel uur of hoe vaak? Maak de activiteit flexibel.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp legt de herhaling vast bij de activiteit, van dagelijks tot losse datums. Uitzonderingen zet u per dag in de capaciteitskalender. Wilt u geen dag kiezen, dan zoekt PlanUp bij een flexibele activiteit zelf de best passende dag. Een feestdag kunt u in de kalender niet per ongeluk openen. En een herhaling zonder datums of weekdag levert niets op, zodat u ziet dat er iets ontbreekt.