Hoe plant u werk in dat een aantal uren per week moet gebeuren, maar geen vaste dag of tijd heeft?

U maakt er een flexibele activiteit van en vult de flexibele uren per week in. PlanUp verdeelt die uren over de medewerkers die het werk mogen doen. Het kiest de dag en het dagdeel waar het werk het beste past. Met de frequentie bepaalt u hoe hard dat aantal is: een wens, een minimum of een exact aantal, per week of per maand.

Heeft het werk wel vaste datums, maar geen vaste weekdag? Lees dan een activiteit zonder vaste weekdag inplannen.

Wanneer past een flexibele activiteit?

Een gewone activiteit heeft vaste weekdagen en een vast aantal personen per sessie. Dat werkt goed voor een programma op de operatiekamer (OK) of een poli. Maar van sommig werk weet u alleen hoeveel het is. Denk aan onderzoekstijd, voorbereiding, administratie of een vaste dag op een andere afdeling. Dat werk moet ergens in de week vallen.

Geeft u zulk werk een vaste dag, dan botst het met de rest. Laat u het weg, dan komt het er niet van.

Bij een flexibele activiteit kiest de rekenmodule de dag. De rekenmodule is het onderdeel van PlanUp dat het rooster doorrekent binnen uw regels. Een flexibele activiteit telt niet mee in de bezetting zoals een OK-sessie. Ze vult de ruimte die overblijft, binnen de grenzen die u instelt.

Stel de activiteit in

Bij een activiteit zet u Flexibele activiteit aan. Daarna verschijnen deze velden:

• Flexibele uren per week: het aantal uren dat verdeeld moet worden. In de planningswizard ziet u dat terug als bijvoorbeeld 8 u/week.
• Frequentie: hoe streng het aantal is.
• Min/periode en Max/periode: het aantal keer per periode.
• Periode van de frequentie: per week of per maand.

PlanUp rekent de uren om naar sessies. Het deelt de flexibele uren door de duur van de activiteit en rondt naar beneden af. Bij 8 uur en een activiteit van 4 uur zijn dat twee sessies per week.

Kies hoe streng de frequentie is

Er zijn drie frequenties:

1. Indien mogelijk (zacht): PlanUp probeert de sessies te plaatsen die in de uren passen. Dit is een wens, geen garantie. Is het rooster krap, dan gaat de bezetting voor.
2. Minimaal per periode: een ondergrens. Laat u Min/periode leeg, dan is het minimum één. Haalt de planning de ondergrens niet, dan staat er een melding bij de uitkomst. Daarin staat vanaf welke dag de activiteit te weinig sessies kreeg.
3. Exact per periode: precies het opgegeven aantal, met dezelfde melding als dat niet lukt. PlanUp neemt daarvoor Max/periode. Is dat leeg, dan Min/periode. Is dat ook leeg, dan het aantal sessies uit de uren.

Kiest u per maand, dan tellen minimum en maximum per kalendermaand. Min/periode en Max/periode bepalen dan het aantal. De uren per week tellen daarbij niet. De zachte frequentie werkt altijd per week.

Wat kunt u ervan verwachten?

Een flexibele activiteit krijgt de ruimte die overblijft. Met de zachte frequentie is er geen garantie dat alle uren worden gepland. Dat is ook de bedoeling, want een vaste OK-sessie of dienst gaat voor. Wilt u zekerheid? Kies dan minimaal of exact, en kijk na het maken van het rooster naar de meldingen.

Een paar verschillen met een gewone activiteit:

• Een flexibele activiteit kan geen Ondergrens bezetting hebben. De planning vult haar binnen haar eigen grenzen.
• Ze staat niet als rij in de capaciteitskalender.
• In de wizardstap Capaciteit per week kunt u haar verlagen voor een week waarin ze niet hoeft. Verhogen kan daar niet.
• Maakt u een dienst flexibel, dan krijgt die geen vaste posities. De planning toont er dan ook geen open plekken voor. Het formulier van de activiteit waarschuwt daarvoor.

Zie krapte vooraf aankomen

De vooruitblik bij de capaciteitskalender houdt rekening met flexibele activiteiten. Daar telt ook dit als knelpunt: een week heeft minder open dagen dan het aantal sessies dat moet worden gepland. Zo ziet u bijvoorbeeld een week met feestdagen aankomen waarin het minimum niet haalbaar is. Meer over die vooruitblik leest u in zien of de capaciteit gedekt is.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp zet flexibele uren per week om in een aantal sessies. Die mag de rekenmodule vrij over de week verdelen, bij medewerkers die het werk mogen doen en op het best passende dagdeel. Met de frequentie kiest u tussen een zachte wens, een minimum of een exact aantal, per week of per maand. Een gemist minimum ziet u terug als melding.