Hoe legt een vakgroep vast welke stage of afdelingsrotatie elke arts-assistent de komende maanden loopt?

U legt stages vast in het Assistenten programma van het assistententeam, als balken op een tijdlijn per arts in opleiding tot specialist (AIOS). Per periode legt u het specialisme vast, de start- en einddatum, eventueel een supervisor, en de activiteiten die de assistent volgt. PlanUp gebruikt die gegevens elke keer dat u het rooster laat maken.

Hoe ziet de tijdlijn eruit?

Het Assistenten programma toont één rij per AIOS, met een kolom per week. U ziet steeds 26 weken, vanaf de huidige week. Met de pijlen bladert u twaalf weken terug of vooruit.

Elke stage is een balk van start tot eind. Een specialisme heeft steeds dezelfde kleur. Zo ziet u in één oogopslag wie waar zit.

U werkt direct in die tijdlijn:

• Klik op een lege week om vanaf die week een periode toe te voegen. PlanUp vult dan alvast een periode van zes weken in. Die kunt u aanpassen.
• Klik op een balk om de periode te bewerken of activiteiten te koppelen.

Wat legt u per stage vast?

1. Assistent: alleen een AIOS uit het team, dus de rol AIOS of een eigen rol met senioriteit 4. Een arts niet in opleiding tot specialist (ANIOS) volgt geen stages. Zie het verschil tussen AIOS en ANIOS.
2. Specialisme / stage: u kiest een specialisme dat in het team bij activiteiten voorkomt. Kent het team specialismen of groepen, dan weigert PlanUp een onbekende waarde. Zo klopt de koppeling met het rooster precies.
3. Start en eind: de einddatum kan niet voor de startdatum liggen.
4. Supervisor (optioneel): alleen een supervisor met een vaardigheid voor dat specialisme, of een vaardigheid als fellow. De keuzelijst toont alleen wie in aanmerking komt.
5. Vakgebied-programma en Supervisor-programma (optioneel): die bepalen de activiteiten en de supervisor van de periode. Zie een opleidingsprogramma vertalen naar roosterregels.
6. Activiteiten: welke activiteiten de assistent in deze periode volgt. Ze staan in groepen: diensten, taken, vergaderingen en afwezigheid. Aangevinkte activiteiten krijgt de assistent tijdens de stage bij voorkeur.

PlanUp voorkomt dubbele stages. Een assistent kan niet twee stages met hetzelfde specialisme tegelijk hebben. Een tweede stage tegelijk met een ander specialisme mag wel. Denk aan een losse koppeling die over een stage in een vakgebied heen ligt.

Wat doet PlanUp met de stages?

Een stage werkt op twee manieren door in het rooster:

• Voorkeur: tijdens de stage krijgt de assistent bij voorkeur de activiteiten van zijn stage. Dat leest u in voorrang voor een assistent die stage loopt.
• Grens: loopt een assistent op een datum een stage, dan komt hij niet op activiteiten die bij een andere stage horen. Zie een assistent in stage niet op activiteiten van een andere stage.

PlanUp kijkt per dag welke stage loopt. Een stagewissel halverwege de planperiode gaat dus vanzelf mee. Een wijziging in de stages werkt door bij het volgende rooster dat u laat maken. Een bestaand rooster verandert niet vanzelf. Zie een stage wisselen halverwege de roosterperiode.

Bespreek de stages in Excel

U kunt de instellingen van een team downloaden als Excel-bestand. Voor een assistententeam, of een team met stages, heeft dat bestand een tabblad Opleidingsprogramma.

Daarop staat één rij per stage. Elke rij bevat het e-mailadres en de naam van de assistent, het specialisme, start, eind, de supervisor, beide programma's en de huidige activiteiten. Onderaan staan acht lege rijen voor nieuwe stages. Handig om met de opleider door te nemen.

Let op: uploadt u het ingevulde bestand weer, dan toont PlanUp de rijen van dit tabblad ter bespreking. PlanUp past ze niet automatisch toe. Nieuwe of gewijzigde stages zet u daarna zelf in het Assistenten programma.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp maakt de stageplanning onderdeel van het rooster. Elke assistent heeft een tijdlijn, en elke periode heeft een specialisme, een supervisor en activiteiten. PlanUp leest die periodes per dag, zodat een stagewissel halverwege de planperiode vanzelf meegaat.