Wat doet een vakgroep als een afspraak niet tussen de standaardregels van PlanUp staat?

Staat een afspraak niet tussen de standaardregels, dan stelt u zelf een maatwerkregel samen uit vaste sjablonen. Lukt dat niet, dan dient u via Nieuwe regel aanvragen op de pagina Regels een verzoek in bij PlanUp. PlanUp beoordeelt het verzoek en laat per e-mail weten of de regel er komt.

Zit de afspraak er misschien al in?

Veel afspraken die bijzonder lijken, passen in een bestaande regel met de juiste instellingen. Een paar voorbeelden:

• "Na een nachtdienst de volgende ochtend vrij" is de instelling Blokkeer ochtend na nachtdienst in de regel Minimale rust na dienst. Die staat standaard aan.
• "Niemand meer dan vijf diensten op rij" is de standaardregel Max opeenvolgende diensten. U stelt het maximum in.
• "Na deze ene dienst maar één rustdag" is een afwijkende instelling bij die activiteit.
• "Nooit meer dan een kwart van het team tegelijk op verlof" is de regel Verlofspreiding, met een percentage of een aantal. Die staat standaard aan.

Loop daarom eerst alle regels door, ook de optionele regels die standaard uit staan. Zie een planningsregel aan- of uitzetten en een regel per activiteit anders instellen.

Stel zelf een maatwerkregel samen

Onder de standaardregels staat het blok Maatwerk-regels. Met Nieuwe maatwerk-regel kiest u een sjabloon en vult u de details in. Voorbeelden van sjablonen:

• Minimale bezetting per rol op diensten.
• Medewerker liever niet, of juist liever wel, op een activiteit.
• Twee activiteiten niet op dezelfde dag.
• Activiteit B niet de dag na activiteit A.
• Twee teamleden samen op dezelfde activiteit, een aantal keer per maand.
• Max opeenvolgende dagen in een categorie.

Hoe zwaar telt een maatwerkregel?

Maatwerkregels zijn zacht: een voorkeur die meeweegt. Bij een enkel sjabloon kunt u voor Streng kiezen. Bij sjablonen met een gewicht stelt u in hoe zwaar de regel telt. Zolang dat gewicht onder het gewicht van een open plek blijft, gaat een gevulde plek voor.

Een team kan maximaal 15 maatwerkregels hebben. Het zijn sjablonen met instellingen. U schrijft er geen eigen programmacode voor.

Dien een verzoek in

Past de afspraak ook niet in een sjabloon? Gebruik dan onderaan de pagina Regels het blok Nieuwe regel aanvragen. In het veld Gewenste regel beschrijft u de afspraak, bijvoorbeeld "Maximaal 2 nachtdiensten per maand". Met Aanvraag indienen stuurt u het verzoek naar PlanUp.

Een goed verzoek bevat:

• wat er moet gebeuren, of juist nooit mag gebeuren;
• voor wie het geldt, bijvoorbeeld alleen voor artsen in opleiding of alleen voor bepaalde diensten;
• of het een harde eis is of een voorkeur;
• een voorbeeld uit een echt rooster waarin het misging.

Ook in de inrichtingsstap Speciale wensen kunt u zulke verzoeken indienen. U geeft daar de specialisatie, de activiteit en een toelichting op.

Wat gebeurt er na uw verzoek?

Een verzoek heeft een van vier statussen: ingediend, in behandeling, ingericht of afgewezen. Onder Recente aanvragen ziet u de laatste vijf verzoeken van het team met hun status. Wordt een verzoek ingericht of afgewezen, dan krijgt een beheerder van uw organisatie een e-mail met de toelichting.

Een regel die PlanUp alleen voor uw organisatie inricht, staat op de pagina Regels in een eigen blok. Andere organisaties zien hem niet. U zet hem aan of uit en past hem aan zoals elke andere regel.

Waarom wordt niet elk verzoek een regel?

Soms bestaat er al een regel die hetzelfde doet. Soms botst een wens met een harde regel. Of de wens maakt het rooster onhaalbaar met het team dat u hebt. Dan leggen wij uit waarom. Waar mogelijk noemen we een alternatief dat wel werkt. Een eerlijk nee is beter dan een regel die het rooster ongemerkt slechter maakt.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp heeft één gedeelde set regels voor alle organisaties. Daarbovenop stelt u zelf maatwerkregels samen uit veilige sjablonen. Alleen waar nodig richten wij een regel in voor één organisatie. Bij de full service implementatie lopen wij de afspraken van uw vakgroep samen door. Dan hoeft u achteraf zo min mogelijk aan te vragen. Zie wat de implementatie inhoudt.

Voor de technisch geïnteresseerde

In de voorbeelden is Minimale rust na dienst regel R-02, Max opeenvolgende diensten R-03 en Verlofspreiding X-15. Regels voor één organisatie staan in het blok "Tenant-specifieke regels".