Hoe bepaalt u welke specialistendiensten een arts-assistent mag overnemen als er geen specialist beschikbaar is?

Een arts-assistent kan alleen een specialistendienst overnemen als u dat op twee plaatsen toestaat: bij de activiteit en op de koppeling tussen de teams. Blijft zo'n dienst in het specialistenrooster open, dan neemt PlanUp die plek mee in het assistentenrooster. Daar vult PlanUp hem met een assistent die aan de eisen voldoet, als dat lukt.

Dit artikel gaat over de vraag welke open diensten doorschuiven en wie ze krijgt. Hoe de twee roosters in het algemeen na elkaar worden gemaakt, leest u in specialisten en arts-assistenten samen plannen.

Zet beide schakelaars aan

Beide instellingen moeten aan staan. Dat is bewust dubbel.

• Op de teamkoppeling. Op de configuratiepagina van het specialistenteam staat bij elk gekoppeld assistententeam het vinkje Mag opvullen als niemand beschikbaar is. Staat dat uit, dan schuift er niets door.
• Op de activiteit. Met het vinkje Assistenten mogen invallen als fallback bepaalt u per dienst of hij in aanmerking komt. Een poli die alleen een specialist mag doen, laat u uit.

Een activiteit zonder dit vinkje komt nooit langs deze weg bij een assistent.

Richt u de teams in via de onboarding, dan zet PlanUp het vinkje op de koppeling standaard aan. Sommige sjablonen voor een specialisme merken daarbij ook al activiteiten op de operatiekamer (OK) aan als dienst die assistenten mogen overnemen. Controleer dat dus na het inrichten.

Wanneer schuift een dienst door?

Pas nadat het specialistenrooster is berekend. Alleen plekken die dan nog open staan op een activiteit met het vinkje, gaan naar het assistententeam.

Is er zo'n plek, dan start PlanUp het assistentenrooster vanzelf. Is er geen, dan start het niet vanzelf. U kunt het dan zelf starten via Overflow review op het specialistenrooster.

Kies hoe zwaar de plek telt

In de wizard en op die reviewpagina kiest u per doorgeschoven activiteit:

• Verplicht vullen: de plek weegt even zwaar als een gewone dienstplek in het assistentenrooster. Poli- en taakplekken wegen standaard nog iets zwaarder.
• Indien mogelijk: de plek weegt lichter. Bij krapte gaan de eigen activiteiten van de assistenten dan voor. Dit is de standaard.

In beide gevallen is het een weging, geen garantie. Lukt het niet binnen de harde regels, dan blijft de plek open.

Start u zelf vanaf een specialistenrooster dat nog concept is? Dan vraagt PlanUp u dat eerst uitdrukkelijk te bevestigen.

Welke assistent komt in aanmerking?

PlanUp gebruikt dezelfde geschiktheidstoets als bij elke andere toewijzing:

1. De assistent is actief en inplanbaar lid van het gekoppelde assistententeam.
2. Verlof, ziekte, vaste vrije dagen en grenzen aan de arbeidstijden gelden gewoon.
3. Zijn rol past bij de rollen die de activiteit toestaat.
4. Verplichte vaardigheden zijn aanwezig en geldig.
5. Loopt de assistent een stage, dan geldt ook de stagegrens. Zie een assistent alleen inplannen op de activiteiten van de eigen stage.

Binnen die groep gaat voor wie in deze periode de bijbehorende stage loopt. Een arts in opleiding tot specialist (AIOS) met die stage krijgt de plek dus eerder dan een assistent zonder die stage. Verder verdeelt PlanUp naar de omvang van het dienstverband (fulltime-equivalent, fte) en naar wat iemand eerder deed.

Welke dienst gaat eerst?

Zijn er meer open plekken dan assistenten, dan bepaalt de regel Assistenten cascade-volgorde welke activiteiten eerst worden aangeboden. U sleept de dienstcodes in volgorde. De bovenste wordt eerst gevuld.

De regel staat standaard uit. PlanUp leidt dan zelf een volgorde af uit de activiteiten van het specialistenteam.

Per activiteit kunt u ook Vervalt bij tekort aanzetten. Die activiteit wordt dan als laatste gevuld. Blijft zij leeg, dan telt dat niet als tekort.

Waar moet u op letten?

Het assistentenrooster wordt in een tweede berekening gemaakt, na het specialistenrooster. Regels die over beide roosters heen lopen, zijn daardoor gevoeliger. Wij werken op dit moment aan verbeteringen in deze keten.

Een doorgeschoven dienst kan botsen met een compensatiedag van de assistent. De controle achteraf geeft dan niet altijd de juiste melding. Beoordeel daarom beide concepten voordat u publiceert.

Na het maken van het rooster toont de Gezondheidscheck rooster welke diensten op het specialistenrooster de assistenten niet hebben overgenomen. U beslist dan of dat acceptabel is. U kunt ook zelf iemand inplannen of een regel aanpassen. Zie ook waarom een plek in het rooster open blijft.

Hoe helpt PlanUp hierbij?

PlanUp laat een specialistendienst alleen doorschuiven als de teamkoppeling en de activiteit dat allebei toestaan. Dat gebeurt pas nadat de specialisten zijn ingepland. De assistent die de dienst overneemt, moet aan dezelfde eisen voldoen als bij elke andere toewijzing. Met de cascade-volgorde bepaalt u welke diensten bij schaarste voorgaan. De uitkomst is een voorstel dat u zelf beoordeelt.

Lees ook hoe u specialisten en assistenten samen plant.

Voor de technisch geïnteresseerde

De cascade-volgorde is regel X-17. De koppeling staat op de configuratiepagina in de sectie Assistenten-fallback.